Najczęstsze błędy przy zwalnianiu pracowników

Zastawiałeś się, jakie najczęstsze błędy popełniane są przy zwalnianiu pracowników?

Decyzja o zwolnieniu pracownika nie jest łatwa i często wiąże się z licznymi pułapkami prawno-organizacyjnymi.

Niektóre błędy popełniane przez pracodawców mogą prowadzić do konfliktów, postępowań sądowych i innych niepożądanych konsekwencji. 

Najczęstsze błędy przy zwalnianiu pracowników

W kontekście prawa pracy, proces zwalniania pracowników jest jednym z najbardziej złożonych i ryzykownych działań, które pracodawca może podjąć.

Istnieje wiele aspektów prawnych do rozważenia, a ewentualne błędy mogą prowadzić do kosztownych procesów sądowych.

Poniżej przedstawiamy najczęstsze błędy popełniane przez pracodawców podczas tego procesu.

Błędy przy zwalnianiu pracowników – brak odpowiedniego przygotowania

Zwolnienie pracownika to jeden z najbardziej stresujących momentów zarówno dla pracodawcy, jak i dla pracownika.

Decyzja o zwolnieniu nigdy nie jest łatwa, a jej konsekwencje mogą być poważne dla obu stron. Stąd też niezwykle ważne jest, aby proces ten był przeprowadzony w sposób przemyślany, przejrzysty i oparty na solidnych podstawach.

Pracodawca, który nie przygotuje się odpowiednio do zwolnienia, naraża się na liczne ryzyka. Może to być ryzyko procesów sądowych, które mogą kosztować dużo czasu i pieniędzy, ale również ryzyko utraty wizerunku wśród innych pracowników czy na rynku pracy.

Przykładowo, wyobraźmy sobie sytuację, w której pracodawca podejrzewa pracownika o popełnienie poważnego naruszenia. Jednak zamiast rzetelnie zbadać sprawę, postanawia zwolnić go na podstawie niepełnych informacji. Później okazuje się, że zarzuty były nieuzasadnione. W takim przypadku, pracodawca może zostać postawiony w bardzo trudnej sytuacji, zarówno prawnej, jak i wizerunkowej.

W przytoczonym kontekście przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego przed podjęciem decyzji o zwolnieniu byłoby nie tylko pożądane, ale wręcz konieczne.

Pozwoliłoby ono pracodawcy na dokładne zrozumienie sytuacji, wykrycie rzeczywistych naruszeń popełnionych przez pracownika i przemyślenie ewentualnych konsekwencji swojej decyzji.

Brak udokumentowania naruszeń

Dokumentacja to kolejny kluczowy element w procesie zwalniania.

Brak udokumentowanych naruszeń, pomimo rzeczywistych zastrzeżeń do pracownika, stawia pracodawcę w trudnej pozycji. Nie tylko może to osłabić jego pozycję w ewentualnym procesie, ale także podważyć jego wiarygodność w oczach innych pracowników.

Nie można też zapomnieć o wcześniejszych ocenach pracownika.

Jeżeli przez lata otrzymywał on pochlebne recenzje, a teraz nagle jest zwalniany bez wcześniejszych upomnień, może to budzić wątpliwości co do rzetelności procesu decyzyjnego pracodawcy.

Niezastosowanie wobec pracownika kar porządkowych nie jest przeszkodą w zwolnieniu.

Niemniej jednak, jeśli pracodawca był świadomy naruszeń przez długi czas i nie reagował, może to wpłynąć na postrzeganie jego decyzji przez sąd. W konsekwencji, takie postępowanie może zostać uznane za nierzetelne czy nieuzasadnione.

Niewłaściwa komunikacja prowadząca do ucieczki na urlop chorobowy

Ucieczka na zwolnienie lekarskie przed wypowiedzeniem stała się częstą taktyką obronną wielu pracowników.

Wielu pracodawców nie zdaje sobie sprawy z tego, jak ważna jest komunikacja przed formalnym procesem zwolnienia.

Niemniej jednak przedstawienie pracownikowi planów co do jego zwolnienia w nieodpowiedni sposób może prowadzić do jego ucieczki na L4, co z kolei znacząco komplikuje proces rozwiązania umowy o pracę.

Błąd komunikacji związany z związkami zawodowymi

Pracodawcy często popełniają błąd, rozpoczynając proces zwolnienia od zapytania do działającego w firmie związku zawodowego czy przynależy do niego określony pracownik.

Taka strategia może prowadzić do niepotrzebnych napięć, które z kolei zwiększają ryzyko ucieczki na zwolnienie lekarskie.

Lepiej jest najpierw przeprowadzić otwartą rozmowę z pracownikiem.

Przekazanie informacji przez innych pracowników

W wielu firmach istnieją nieformalne kanały przekazywania informacji między pracownikami.

Jeśli informacje o planowanym zwolnieniu pracownika są niewłaściwie przekazywane przez inne osoby w organizacji, może to prowadzić do nieporozumień.

Nieodpowiednio poprowadzona rozmowa o zwolnieniu

Przeprowadzenie rozmowy o zwolnieniu jest jednym z najtrudniejszych zadań dla pracodawców.

Błąd w tym zakresie polega na tym, że pracodawca nie daje pracownikowi jasności co do jego przyszłości w firmie. Informowanie pracownika o planowanym zwolnieniu, jednocześnie dając mu czas na zastanowienie, jest ryzykowne i nie jest zalecane.

Błędy przy zwalnianiu pracowników – niedostateczne szkolenie dla menedżerów

Pracownicy średniego szczebla odpowiedzialni za politykę kadrową często są niedostatecznie przeszkoleni w zakresie przeprowadzania procesów zwolnienia. Bez odpowiedniego szkolenia mogą popełnić błędy proceduralne, które narażają firmę na ryzyko.

Proces zwolnienia pracownika jest ściśle uregulowany przepisami prawa pracy. Niewłaściwe przeprowadzenie tego procesu, nawet nieumyślne, może narazić firmę na kosztowne spory. Pracownicy odpowiedzialni za decyzje kadrowe muszą mieć pewność, że ich działania są zgodne z obowiązującym prawem.

Sposób, w jaki informacja o zwolnieniu jest przekazywana pracownikowi, również ma ogromne znaczenie.

Niewłaściwe przekazanie tej informacji może prowadzić do poczucia krzywdy, frustracji lub nawet agresji ze strony pracownika. Przeszkolony menedżer będzie wiedział, jak przekazać trudne informacje w sposób empatyczny i jasny.

Aby zapewnić prawidłowe przeprowadzanie procesów zwolnień, firmy powinny inwestować w regularne szkolenia dla pracowników średniego szczebla odpowiedzialnych za politykę kadrową.

Szkolenia te powinny koncentrować się nie tylko na aspektach prawnych, ale także na umiejętnościach miękkich, takich jak komunikacja i empatia. Ponadto, warto skorzystać z wiedzy zewnętrznych ekspertów lub konsultantów w dziedzinie prawa pracy.

Błędy popełnione podczas procesu zwolnienia mogą mieć negatywny wpływ na wizerunek firmy. W erze mediów społecznościowych i serwisów z opiniami pracodawców, negatywne doświadczenia pracowników mogą zostać szybko upublicznione, narażając firmę na krytykę.

Jeśli proces zwolnienia jest przeprowadzany w sposób nieprofesjonalny, może to wpłynąć na morale pozostałych pracowników.

Mogą oni zacząć obawiać się o swoje stanowiska lub tracić zaufanie do zarządu.

Brak uprzedniej weryfikacji, czy pracownik korzysta z ochrony przed zwolnieniem

Jeden z najważniejszych kroków w procesie przygotowania do zwolnienia pracownika polega na upewnieniu się, że pracownik nie korzysta z żadnej specjalnej ochrony.

Choć dla wielu wydaje się to oczywiste, w praktyce wielu pracodawców nie przeprowadza takiej analizy.

Szczególną ochroną przed zwolnieniem są objęte m.in. kobiety w okresie ciąży oraz urlopu macierzyńskiego (z wyjątkiem kobiet zatrudnionych na podstawie umowy na okres próbny nieprzekraczający miesiąca), pracownicy przebywający na urlopie wychowawczym czy pracownicy w okresie przedemerytalnym.

Nieuwzględnienie funkcji pełnionych przez pracownika

Kolejny ważny obszar, który może prowadzić do błędów, dotyczy pracowników pełniących różne funkcje społeczne w organizacji.

Pracownicy pełniący u pracodawcy konkretne funkcje społeczne, takie jak członkowie zarządu zakładowych organizacji związkowych czy społeczni inspektorzy pracy, również korzystają z ochrony.

Nieuwzględnienie tych ochron lub niezrozumienie ich zakresu może prowadzić do nieporozumień i konfliktów z pracownikami.

Jeśli pracodawca chce zwolnić pracownika, który korzysta z ochrony wynikającej z pełnionych funkcji społecznych, może to zrobić tylko za odpowiednią zgodą. 

Jeśli pracodawca nie posiada odpowiedniej zgody, jedynym sposobem na zwolnienie pracownika może być wykazanie, że pracownik popełnił poważne naruszenie.

Błędy przy zwalnianiu pracowników – brak konsultacji związkowej

W procesie zwalniania pracowników wielu pracodawców popełnia istotne błędy, które mogą doprowadzić do nieważności ich decyzji. Jednym z nich jest brak konsultacji z zakładową organizacją związkową w przypadku, gdy taka organizacja reprezentuje interesy określonego pracownika.

Procedura konsultacji w dwóch krokach

Konsultacja związkowa składa się z dwóch kluczowych etapów:

1. Ustalenie przynależności związkowej pracownika

Pracodawca jest zobowiązany skierować zapytanie do wszystkich organizacji związkowych w firmie, by dowiedzieć się, czy zwalniany pracownik jest reprezentowany przez któryś ze związków. Jeśli w ciągu pięciu dni nie ma odpowiedzi, pracodawca jest zwolniony z obowiązku konsultacji.

2. Właściwa konsultacja

Jeśli pracodawca otrzyma informację o przynależności związkowej pracownika, powinien przystąpić do właściwej konsultacji. Obejmuje to informowanie reprezentującego pracownika związku o planowanym zwolnieniu i przyczynach takiej decyzji.

Choć ustalenie przynależności związkowej jest kluczowym etapem, w pewnych sytuacjach pracodawca może go pominąć. Jeśli na przykład pracownik jest aktywnym działaczem znanym pracodawcy, można od razu przystąpić do właściwej konsultacji.

Potencjalne konsekwencje pominięcia konsultacji

Pominięcie konsultacji związkowej może mieć poważne konsekwencje prawne dla pracodawcy. Rozwiązanie umowy w takim przypadku może zostać uznane za niezgodne z prawem.

Dodatkowo, jeśli pracodawca zamiast zwrócić się o informację na temat przynależności związkowej, od razu wysyła szczegółowe uzasadnienie planowanego zwolnienia, może to zostać zakwalifikowane jako naruszenie wolności związkowej pracownika.

Niektórzy pracownicy, ze względu na swoją działalność związkową, są objęci szczególną ochroną.

W takim przypadku zwolnienie takiego pracownika wymaga wyraźnej zgody związku zawodowego.

W praktyce zgody tej rzadko się udziela, jednak warto podkreślić, że ochrona ta nie jest bezwzględna. Jeśli pracodawca uzna, że działacz związkowy korzysta z tej ochrony bez uzasadnionego powodu, decyzja o zwolnieniu, nawet bez zgody związku, może zostać potwierdzona przez sąd po dokładnej analizie sprawy.

Ignorowanie alternatywnych metod zakończenia stosunku pracy

Chociaż niektóre grupy pracowników są chronione przed wypowiedzeniem, to nie znaczy, że nie można z nimi rozwiązać umowy o pracę w inny sposób.

Stosunek pracy łączący szczególnie chronionego pracownika z pracodawcą może zostać rozwiązany na skutek zawarcia przez obie strony porozumienia.

Ochrona pracowników w pewnych grupach, jak na przykład kobiety w ciąży czy osoby na urlopach rodzicielskich, ma na celu zapewnienie im stabilności zatrudnienia oraz zapobieganie niesprawiedliwym praktykom ze strony pracodawców.

Jednakże ochrona przed jednostronnym wypowiedzeniem umowy przez pracodawcę nie oznacza całkowitej niemożności zakończenia współpracy.

W wielu sytuacjach, zarówno pracodawca, jak i pracownik, mogą dojść do wniosku, że kontynuacja współpracy nie jest dla nich korzystna.

W takich przypadkach, obie strony mogą podjąć decyzję o zakończeniu stosunku pracy za porozumieniem stron. Taka forma rozwiązania umowy o pracę daje obu stronom większą elastyczność i możliwość negocjacji warunków zakończenia współpracy, takich jak termin zakończenia zatrudnienia.

Błędy przy zwalnianiu pracowników – błędy przy zawieraniu porozumień o rozwiązaniu umowy

Nawet jeśli niektórzy dostrzegą zalety rozwiązania umowy o pracę za porozumieniem stron, to mogą nie ustrzec się błędów innej natury.

Brak odpowiedniego przygotowania do negocjacji porozumienia

Powszechną praktyką wśród pracodawców chcących polubownie rozstać się z pracownikiem jest zapraszanie go na spotkanie z celem przedyskutowania warunków, okoliczności zakończenia współpracy.

Na pierwszy rzut oka wydaje się to naturalne i właściwe. Jest to jednak moment, w którym wiele pracodawców popełnia istotne błędy.

Jeśli w trakcie takiego spotkania firma zaoferuje pracownikowi szybkie podpisanie porozumienia bez odpowiedniego przygotowania i strategii, pracownik może podziękować, poprosić o czas do namysłu, a następnie udać się na zwolnienie chorobowe.

Dlatego ważne jest, aby takie spotkanie było odpowiednio zaplanowane, a pracodawca wiedział, jak je przeprowadzić.

Pracodawcy często nie zdają sobie sprawy z konieczności dokładnego przygotowania przed zawarciem porozumienia.

Chodzi tu nie tylko o aspekty formalne, ale również o pełną świadomość sytuacji pracownika.

Częstym błędem jest brak wiedzy na temat potencjalnych roszczeń pracownika. Przykładowo, osoba negocjująca porozumienie w imieniu pracodawcy może nie być świadoma przysługujących pracownikowi dodatków, premii czy innych świadczeń.

Zawierając porozumienie, pracodawca zobowiązany jest do wypłaty wszystkich należności pracownikowi.

Należy pamiętać o wynagrodzeniu, ewentualnych dodatkach czy ekwiwalentach za niewykorzystany urlop. Pominięcie choćby jednej z tych pozycji może skutkować późniejszymi roszczeniami ze strony pracownika.

Stosowanie niedozwolonych klauzul

Jednym ze sposobów, którym pracodawcy próbują zabezpieczyć się przed późniejszymi roszczeniami, jest zawarcie w porozumieniu klauzuli o zrzeczeniu się wszelkich roszczeń przez pracownika.

Taki zabieg jest nieważny i nie chroni pracodawcy przed ewentualnymi pozwami. Pracownik ma prawo wystąpić z roszczeniami, niezależnie od takiej klauzuli.

Zbyt wysokie rekompensaty finansowe

Zauważalnym trendem na rynku jest również przyznawanie przez pracodawców wyjątkowo wysokich rekompensat pracownikom w zamian za podpisanie porozumienia.

Podczas gdy logicznym wydaje się, że kwota ta powinna odpowiadać wynagrodzeniu, które pracownik mógłby otrzymać podczas okresu wypowiedzenia, w rzeczywistości często jest znacznie wyższa.

Nie jest to tylko problem finansowy dla firmy. Takie praktyki tworzą niebezpieczny precedens na rynku pracy. Pracownicy mogą dostrzec możliwość uzyskania znaczących rekompensat i dążyć do podpisywania porozumień, nawet kosztem stosunków z pracodawcą czy atmosfery w zespole.

Wypowiedzenie umowy w czasie nieobecności pracownika

Jednym z najczęstszych błędów jest próba rozwiązania umowy z pracownikiem podczas jego nieobecności, np. kiedy pracownik jest na zwolnieniu lekarskim czy urlopie wypoczynkowym. Pracodawcy często nie zdają sobie sprawy, że taka decyzja jest wadliwa i niezgodna z prawem.

Rozwiązanie tego problemu polega na dokładnym sprawdzeniu statusu pracownika przed podjęciem decyzji o wypowiedzeniu umowy.

Warto również pamiętać, że nawet jeśli pracownik stawi się do pracy, oświadczenie o wypowiedzeniu nie powinno być przekazywane od razu.

Należy poczekać, aż pracownik faktycznie rozpocznie pracę.

Błędy przy zwalnianiu pracowników – sztuczna likwidacja stanowiska

Wielu pracodawców ucieka się do tego trybu, gdy w rzeczywistości motywy i przyczyny zwolnienia są inne.

O ile zmiany organizacyjne mogą być uzasadnionym powodem dla rozwiązania umowy o pracę, to jednak często ich faktyczny charakter jest inny niż przedstawiany pracownikowi.

Pracodawcy, którzy decydują się na takie posunięcie, muszą dysponować mocnymi dowodami na to, że dokonane przez nich zmiany miały rzeczywisty charakter.

Gdy pracodawca decyduje się na zwolnienie pracownika pod pretekstem likwidacji stanowiska, naraża się na liczne ryzyka. Po pierwsze, jeżeli podane powody okażą się nieprawdziwe, firma może zostać zmuszona do zapłacenia odszkodowania lub przywrócenia pracownika na stanowisko.

Dodatkowo, jeżeli w firmie zostanie zwolniony jeden pracownik pod pretekstem likwidacji stanowiska, a inne osoby zatrudnione na podobnych stanowiskach pozostaną w firmie, pracodawca nie będzie mógł uzasadnić, dlaczego dokładnie ten konkretny pracownik został zwolniony.

Ta sytuacja może prowadzić do długotrwałych sporów sądowych oraz do uszczerbku na wizerunku firmy.

Pracodawcy, którzy planują dokonanie zmian organizacyjnych, powinni zwrócić uwagę na kluczowe kwestie:

• Zanim podejmiesz decyzję o likwidacji stanowiska, upewnij się, że jest to konieczne i uzasadnione z punktu widzenia struktury firmy.
• Przed podjęciem decyzji o zwolnieniu pracownika, zgromadź wszelkie dowody potwierdzające konieczność przeprowadzenia zmian. Mogą to być schematy organizacyjne, regulacje wewnętrzne czy komunikacja z pracownikami.

Błędy przy zwalnianiu pracowników – braki formalne

W momencie gdy pracodawca podejmuje decyzję o rozwiązaniu umowy o pracę z pracownikiem, kluczowe jest, aby nie popełnić błędów formalnych. Należy pamiętać o:

• zachowaniu formy pisemnej;
• wskazaniu przyczyny uzasadniającej rozwiązanie, o ile jest to konieczne;
• pouczeniu dla pracownika dotyczącym jego prawa do odwołania się do sądu pracy.

Forma pisemna

Jednym z podstawowych wymogów przy zwalnianiu pracownika jest przekazanie mu pisemnego oświadczenia o rozwiązaniu umowy o pracę.

Bez względu na to, z jaką mamy formą umowy mamy do czynienia, czy to na czas określony, nieokreślony czy okres próbny, formę pisemną należy zachować zawsze.

Jeśli pracodawca zdecyduje się poinformować pracownika o zwolnieniu w innej formie niż pisemna (przykładowo ustnie lub mailem), takie działanie może prowadzić do poważnych konsekwencji.

W rezultacie pracownik, czując się poszkodowany, może wystąpić do sądu, który może uznać wypowiedzenie za bezskuteczne i nakazać pracodawcy wypłatę odszkodowania lub przywrócenie do pracy.

Forma elektroniczna z podpisem kwalifikowanym

Chociaż tradycyjna forma pisemna jest najbardziej rozpowszechniona, istnieje też alternatywa w postaci dokumentu elektronicznego z kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Jest to równie skuteczny sposób komunikowania decyzji o zwolnieniu, pod warunkiem zachowania odpowiedniej formy.

Tutaj również pojawia się pułapka. Dokument elektroniczny bez odpowiedniego podpisu jest obarczony wadą, tak jak wypowiedzenie przekazane ustnie.

Pracodawcy często bagatelizują ten aspekt, uznając, że skoro technologia pozwala na komunikację elektroniczną, forma podpisu nie jest tak ważna.

Niestety, w świetle prawa różnica pomiędzy kwalifikowanym podpisem elektronicznym a skanem własnoręcznego podpisu jest kolosalna.

Złożenie podpisu elektronicznego w formie kwalifikowanej wywołuje identyczny skutek prawny, jak podpis własnoręczny. Można nim podpisać większość dokumentów wymagających formy pisemnej pod rygorem ich nieważności.

Kwalifikowany podpis elektroniczny zapewnia nie tylko zgodność z wymaganiami formalnymi, ale również oferuje wysoki poziom bezpieczeństwa.

Wykorzystuje on zaawansowane technologie kryptograficzne, które gwarantują autentyczność podpisu oraz integralność dokumentu. Oznacza to, że każda zmiana w dokumencie po jego podpisaniu jest łatwa do wykrycia, co chroni przed manipulacją treści.

W przeciwieństwie do tego, skan podpisanego ręcznie dokumentu nie spełnia tych wymagań. Takie podejście nie zapewnia pewności, że dokument nie został zmodyfikowany po podpisaniu, a także nie daje gwarancji autentyczności podpisu. W rezultacie, skan własnoręcznego podpisu nie jest uznawany za równoważny z formą pisemną w świetle prawa.

Wypowiedzenie umowy o pracę musi być natomiast złożone w formie pisemnej. To oznacza, że przesłanie pracownikowi skanu podpisanego własnoręcznie wypowiedzenia nie wywołuje żadnego skutku.

Uzasadnienie

Pracodawcy często podają niejasne lub ogólnikowe powody zwolnienia, co może prowadzić do nieporozumień i sporów. Warto zawsze jasno i precyzyjnie wskazać powód zwolnienia, który jest zgodny z przepisami prawa pracy.

Pracodawca powinien dostarczyć wystarczająco wiele informacji, aby pracownik zrozumiał, dlaczego został zwolniony. Jeśli pracownik zostaje zwolniony za spóźnienia, warto podać liczbę dni, w które się spóźniał oraz uzasadnienie w jaki sposób wpłynęło to na pracę zespołu.

Pouczenie

Jeśli pracodawca nie zamieści w piśmie odpowiedniego pouczenia, pracownik ma podstawę do wystąpienia z wnioskiem o przywrócenie terminu do wniesienia odwołania.

Błędy przy zwalnianiu pracowników – pomieszanie pojęć

W prawie terminologia jest kluczowa, każde słowo ma znaczenie. Sposób, w jaki uzasadnione jest wypowiedzenie umowy o pracę, może stać się nieoczekiwanie polem bitwy pomiędzy pracodawcą, a pracownikiem.

Powszechnie używane w języku potocznym terminy takie jak „mobbing” w kontekście prawnym mają swoje specyficzne znaczenie. Używając ich nieumiejętnie, pracodawcy mogą narażać się na poważne konsekwencje.

Jak źle dobrane sformułowanie może obrócić się przeciwko pracodawcy? Załóżmy, że pracodawca zwolnił pracownika twierdząc, że była to „likwidacja stanowiska pracy”. W przypadku, gdyby pracownik zdecydował się na kwestionowanie tej decyzji w sądzie, wszystko sprowadziłoby się do interpretacji tego określenia.

Jeśli sąd uzna, że okoliczności zwolnienia nie kwalifikują się jako „likwidacja stanowiska pracy”, wtedy całe uzasadnienie wypowiedzenia jest błędne. W efekcie, nawet jeśli były inne ważne powody do zwolnienia pracownika, mogą one zostać zignorowane z powodu błędnie użytego zwrotu.

Co to oznacza dla pracodawcy i pracownika? Otóż kiedy pracodawca popełnia błąd w doborze odpowiednich słów, sąd uzna wszystkie powody zwolnienia za nieprawdziwe lub błędnie opisane, decyzja o zwolnieniu może być uznana za nieważną. To oznacza, że pracownik może zostać przywrócony do pracy na dotychczasowych warunkach.

Taka sytuacja nie jest korzystna ani dla pracodawcy, ani dla pracownika. Pracodawca może zostać zmuszony do przywrócenia pracownika na stanowisko, mimo że miały miejsce ważne przyczyny do zwolnienia. Z drugiej strony, pracownik, który został zwolniony i musiał przechodzić przez proces sądowy, może czuć się niekomfortowo wracając do swojego poprzedniego miejsca pracy.

Zamiast polegać na intuicji warto skonsultować się z ekspertem ds. prawa pracy lub prawnikiem specjalizującym się w tej dziedzinie. Chociaż może się to wydawać dodatkowym kosztem lub wysiłkiem, w dłuższej perspektywie może zaoszczędzić czas, pieniądze i pozwoli uniknąć niepotrzebnych komplikacji.

Błędy przy zwalnianiu pracowników – nieprzestrzeganie okresów wypowiedzenia

Prawo pracy określa minimalne okresy wypowiedzenia w zależności od stażu pracy pracownika. W zależności od stażu pracy pracownika oraz rodzaju umowy, okresy wypowiedzenia mogą znacząco się różnić. Pominięcie tego wymogu lub niewłaściwe jego uwzględnienie może prowadzić do konfliktów i roszczeń finansowych.

Nieskuteczne doręczenie wypowiedzenia

Jednym z kluczowych aspektów procesu zwalniania pracowników jest prawidłowe, skuteczne doręczenie oświadczenia o rozwiązaniu umowy o pracę. Proces ten może wydawać się prosty, ale tu również czają się pewne pułapki.

Operator pocztowy

W trakcie pandemii wiele pracodawców polegało na poczcie jako głównym dostawcy. Jest tu pewien problem – podwójne awizo nie jest równoznaczne ze skutecznym doręczeniem.

Jeśli pracownik udowodni, że mimo dwukrotnego awizowania nie miał możliwości odebrania i zapoznania się z pismem, to wypowiedzenie należy uznać za niedoręczone.

Firmy kurierskie

Korzystanie z usług kurierskich jest kolejnym możliwym rozwiązaniem.

Jednak nawet w przypadku skorzystania z usług przewozowych pracodawca nie może być pewny, czy wypowiedzenie umowy o pracę zostało doręczone pracownikowi.

Odbioru przesyłki mogła dokonać inna osoba, a pracownik nadal może kwestionować fakt odebrania wypowiedzenia i zapoznania się z jego treścią.

Osobiste doręczenie

Najbezpieczniejszym i najbardziej pewnym sposobem doręczenia oświadczenia jest jego wręczenie przez pracownika pracodawcy.

Pracodawca ma wtedy pewność, że dokument trafił w odpowiednie ręce. Oczywiście, nawet tutaj są pewne wyjątki, o których warto pamiętać.

Jeśli pracodawca decyduje się na wręczenie oświadczenia osobiście, powinien zrobić to w obecności przynajmniej dwóch świadków (do celów dowodowych) i poprosić pracownika o potwierdzenie odbioru własnoręcznym podpisem.

Jeśli pracownik odmówi, warto zrobić notatkę służbową na ten temat.

Utrata zaufania jako przyczyna wypowiedzenia

Utrata zaufania do pracownika to pojęcie, które na pierwszy rzut oka wydaje się zrozumiałe. Jednak w kontekście prawa pracy nie jest ono wbrew pozorom tak oczywiste.

Załóżmy na chwilę, że jesteś menedżerem i zauważasz pewne zachowanie swojego pracownika, które budzi Twoje obawy.

Czy to wystarczający powód, aby zwolnić tę osobę, powołując się na utratę zaufania? Odpowiedź nie jest jednoznaczna.

Utrata zaufania w kontekście uzasadniającym przyczyny wypowiedzenia umowy o pracę powinna być traktowana raczej jako skutek pewnych zdarzeń niż ich przyczyna.

Jeśli kierownik uważa, że stracił zaufanie do pracownika, musi być w stanie wskazać konkretne sytuacje lub działania, które prowadziły do tego wniosku. Bez podania konkretnych okoliczności, twierdzenie o utracie zaufania staje się subiektywne i trudne do udowodnienia.

To, co jest w tym kontekście kluczowe, to zdolność pracodawcy do przedstawienia tych obiektywnych zdarzeń, które prowadziły do uczucia braku zaufania.

Jeśli pracodawca nie jest w stanie tego dokonać, to ryzykuje, że jego decyzja zostanie zakwestionowana przed sądem.

Jak mierzyć zaufanie? Jakie konkretne działania lub zachowania prowadzą do jego utraty?

Udowodnienie przed sądem tak subiektywnego pojęcia, jak utrata zaufania, jest bardzo trudne.

Z tego względu zamiast powoływać się na subiektywne uczucia, pracodawcy uzasadniający wypowiedzenie powinni skupić się na konkretnych faktach i okolicznościach, które uzasadniają decyzję o zwolnieniu.

Pracodawcy powinni być świadomi ryzyka związanego z nieprawidłowym postępowaniem w przypadku zwolnienia pracownika.

Jeśli sąd uzna, że decyzja o zwolnieniu była niesprawiedliwa lub oparta na subiektywnych ocenach, może to prowadzić do niekorzystnych dla pracodawcy konsekwencji prawnych.

Pochopne zwolnienia dyscyplinarne

Termin

Pracodawca ma miesiąc od momentu uzyskania wiarygodnych informacji o naruszeniu przez pracownika, aby zdecydować się na zwolnienie dyscyplinarne. Przekroczenie tego terminu niesie za sobą konsekwencje.

Kiedy zaczyna biec wskazany termin? Nie każda informacja dotycząca potencjalnego naruszenia przez pracownika rozpoczyna bieg terminu. Istotne jest, by informacje były konkretne i wiarygodne. Nie chodzi o plotki czy niepotwierdzone doniesienia, ale o jasne dowody wskazujące na naruszenie. Termin biegnie dopiero od momentu potwierdzenia tych informacji.

Rola postępowania wyjaśniającego

Wiele firm rezygnuje z przeprowadzania postępowania wyjaśniającego z obawy przed przekroczeniem wspomnianego miesięcznego terminu. Jednakże decyzje oparte na niekompletnych danych mogą być ryzykowne.

Ważne jest zrozumienie, że termin zaczyna biec dopiero po otrzymaniu ostatecznych wyników postępowania wyjaśniającego. Dzięki temu postępowanie stanowi narzędzie, które pozwala pracodawcy na dokładne zbadanie sprawy i podjęcie właściwej decyzji.

Zachowania o charakterze ciągłym

Nie każde naruszenie jest jednorazowym wydarzeniem.

W przypadku naruszeń o charakterze ciągłym, termin rozpoczyna bieg od ostatniego zdarzenia. To oznacza, że jeśli pracownik nieprzerwanie narusza swoje obowiązki, każdy dzień stanowi nowe naruszenie, które „resetuje” bieg terminu.

Aktualność przyczyn zwolnienia

Nie tylko zwolnienia dyscyplinarne mają swoje ograniczenia czasowe. Przy rozważaniu zakończenia współpracy z pracownikiem, pracodawca musi również zastanowić się nad aktualnością przyczyn zwolnienia.

Choć kodeks pracy nie określa konkretnej daty ważności dla tych przyczyn, ważne jest, aby dokładnie ocenić każdy przypadek i podjąć decyzję na podstawie aktualnych okoliczności.

Najczęstsze błędy przy zwalnianiu pracowników – podsumowanie

Zwalnianie pracownika to skomplikowany proces, który wymaga starannego rozważenia i właściwego przygotowania.

Niezrozumienie przepisów, nieuwzględnienie specjalnych ochron lub po prostu brak właściwego przygotowania może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych i finansowych.

Aby uniknąć tych błędów, pracodawcy powinni zwrócić się o pomoc do ekspertów w dziedzinie prawa pracy i dokładnie zrozumieć swoje obowiązki i prawa w tym zakresie.

W celu uzyskania kompleksowej informacji i wsparcia zachęcamy do kontaktowania się z Kancelarią.

W przypadku wszelkich wątpliwości lub pytań dotyczących zwolnień nasz wykwalifikowany zespół prawników udzieli niezbędnych odpowiedzi.

Przygotował:

Piotr Sawicki
adwokat

Zdjęcia użyte w artykule pochodzą z Pexels: [1] [2]

***

Szkolenia RODO w kontekście przeniesienia personelu w grupie przedsiębiorstw

W obliczu szybko zmieniającego się świata biznesu, przeniesienia personelu w obrębie grupy przedsiębiorstw stają się coraz bardziej powszechne.

Jednakże przeniesienia te mogą rodzić pytania dotyczące szkoleń z zakresu ochrony danych osobowych [Czytaj dalej…]