Pandemia COVID-19 wywarła wpływ na wszystkie sfery życia społecznego, w tym także na sferę zawodową.
Obecnie zarówno pracodawcy, jak i pracownicy chętnie korzystają z pracy zdalnej, wprowadzonej tzw. ustawą o COVID-19.
W odpowiedzi na sygnały oraz postulaty napływające od stron stosunku pracy, regulacje mające uporządkować home office pojawią się w Kodeksie pracy.
Nowelizacja obejmuje głównie dział II Kodeksu pracy, w którym uchylony ma zostać rozdział dotyczący telepracy, a dodany rozdział IIc „Praca zdalna”.
Ustawa wróciła w dniu 15 grudnia 2022 roku do Sejmu po poprawkach Senatu. Niebawem Sejm przekaże Ustawę do podpisu Prezydentowi Rzeczypospolitej Polskiej.
Nowelizacja Kodeksu pracy w zakresie pracy zdalnej – definicja pracy zdalnej
Według nowych regulacji, pracą zdalną będzie praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.
Oznacza to, że praca będzie mogła być wykonywana jako praca zdalna zarówno w pełnym wymiarze czasu pracy, jak i częściowo.
Miejscem wykonywania pracy zdalnej zawsze będzie miejsce wskazane przez pracownika, a następnie zaakceptowane przez pracodawcę.
Praca zdalna będzie mogła być wykonywana z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, nie tylko za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, ale również np. przez telefon, komunikatory internetowe czy fax.
Nowelizacja Kodeksu pracy w zakresie pracy zdalnej – uzgodnienie wykonywania pracy zdalnej
Strony umowy o pracę będą mogły uzgodnić wykonywanie pracy zdalnej przez pracownika:
1) przy zawieraniu umowy o pracę albo
2) w trakcie zatrudnienia.
W przypadku, gdy uzgodnienie nastąpi w trakcie zatrudnienia, możliwe będzie jego dokonanie zarówno z inicjatywy pracodawcy, jak i na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej.
W tej sytuacji zmiana warunków umowy o pracę nie będzie wymagała formy pisemnej.
Nowelizacja Kodeksu pracy w zakresie pracy zdalnej – praca zdalna wykonywana na polecenie pracodawcy
Obecnie pracodawcy na podstawie epizodycznej ustawy covidowej mogą jednostronnie polecać wykonywanie pracy zdalnej swoim pracownikom.
Nowe regulacje utrzymują możliwość wykonywania pracy zdalnej na polecenie pracodawcy:
1) w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu,
2) w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie będzie czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej – jeżeli pracownik złoży bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.
Katalog jest szerszy od dotychczasowego w ustawie covidowej, która dotyczyła jedynie przeciwdziałaniu rozprzestrzeniania się COVID-19.
Pracodawca będzie mógł w każdym czasie cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej. Jednak będzie musiał zrobić to z co najmniej dwudniowym uprzedzeniem.
Nowelizacja Kodeksu pracy w zakresie pracy zdalnej – określenie zasad wykonywania pracy zdalnej
Zgodnie z nowymi regulacjami, zasady wykonywania pracy zdalnej będą określane:
- w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową (zakładowymi organizacjami związkowymi – wszystkimi, a jeśli nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi – z reprezentatywnymi w rozumieniu przepisów),
- regulaminie – jeżeli nie dojdzie do zawarcia porozumienia z zakładową organizacją związkową (zakładowymi organizacjami zawodowymi) oraz w przypadku, gdy u pracodawcy nie działa żadna zakładowa organizacja związkowa (w takiej sytuacji – po konsultacji z przedstawicielami pracowników),
- w poleceniu wykonywania pracy zdalnej bądź porozumieniu z pracownikiem – jeżeli nie zawarto porozumienia między pracodawcą i zakładową organizacją związkową bądź regulaminu wykonywania pracy zdalnej.
Porozumienie oraz regulamin będą określać m.in.:
- grupę lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną;
- zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
- zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
- zasady kontroli w zakresie BHP.
Nowelizacja Kodeksu pracy w zakresie pracy zdalnej – obowiązki pracodawcy
Zgodnie z nowelizacją, pracodawca będzie obowiązany:
1) zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej;
2) zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, a także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
3) pokryć inne koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu, regulaminie albo poleceniu;
4) zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania tej pracy.
Strony ustalą zasady wykorzystywania przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy niezapewnionych przez pracodawcę.
Pracownikowi wykonującemu pracę zdalną będzie wówczas przysługiwać ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą.
Ekwiwalent ten nie będzie stanowić dla pracownika przychodu.
Nowelizacja Kodeksu pracy w zakresie pracy zdalnej – kontrola wykonywania pracy zdalnej przez pracownika
Na gruncie nowych regulacji, pracodawca będzie uprawniony do przeprowadzania kontroli wykonywania pracy zdalnej przez pracownika, kontroli w zakresie BHP lub kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, na zasadach określonych w porozumieniu albo regulaminie.
Kontrola będzie przeprowadzana w porozumieniu z pracownikiem w miejscu wykonywania pracy zdalnej w godzinach pracy pracownika.
Wykonywanie czynności kontrolnych nie będzie mogło naruszać prywatności pracownika wykonującego pracę zdalną i innych osób ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych w sposób zgodny z ich przeznaczeniem.
Decyzja o monitorowaniu pracy zdalnej należy wyłącznie do pracodawcy.
Może on, lecz nie musi z tego uprawnienia korzystać.
Realizowanie tego uprawnienia powinno opierać się jednak na jasnych zasadach, które należy uprzednio zakomunikować pracownikowi.
Zgodnie z już obowiązującymi przepisami pracodawca ma prawo monitorować pracę swojego pracownika poprzez wykorzystanie geolokalizacji pojazdów i narzędzi służbowych oraz przeglądanie służbowej poczty elektronicznej.
Uprawnienia kontrolne pracodawcy muszą jednak odbywać się z poszanowaniem prywatności pracownika.
Przykładowo, pracodawca nie może ingerować w prywatną korespondencję swoich podwładnych, która również w określonych przypadkach może być prowadzona z wykorzystaniem służbowych narzędzi.
Nowelizacja Kodeksu pracy w zakresie pracy zdalnej – bezpieczeństwo i higiena pracy
Pracodawca będzie realizować w stosunku do pracownika w czasie wykonywania przez niego pracy zdalnej obowiązki BHP w zakresie wynikającym z rodzaju i warunków wykonywanej pracy.
Praca zdalna nie będzie obejmować prac:
1) szczególnie niebezpiecznych;
2) w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych;
3) z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie;
4) związanych ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych oraz innych substancji lub mieszanin wydzielających uciążliwe zapachy;
5) powodujących intensywne brudzenie.
Przy ocenie ryzyka zawodowego pracownika wykonującego pracę zdalną w szczególności uwzględniane będą: wpływ tej pracy na wzrok, układ mięśniowo-szkieletowy oraz uwarunkowania psychospołeczne tej pracy.
Nowelizacja Kodeksu pracy w zakresie pracy zdalnej – praca zdalna wykonywana okazjonalnie
Na wniosek złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, pracownik będzie mógł wykonywać pracę zdalną okazjonalnie.
W takim przypadku wymiar pracy zdalnej nie będzie mógł przekroczyć 24 dni w roku kalendarzowym.
Kontrola wykonywania okazjonalnej pracy zdalnej, kontrola w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy lub kontrola przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych, odbywać się będzie na zasadach ustalonych z pracownikiem.
Podsumowanie
Obecnie praca zdalna stanowi formę wykonywania pracy o charakterze nadzwyczajnym i jest wprowadzana na czas oznaczony w celu zrealizowania określonego celu o charakterze publicznym, jakim jest przeciwdziałanie COVID-19.
Skutkiem rozpowszechnienia pracy zdalnej oraz dostrzeżenia jej zalet przez obie strony stosunku pracy były postulaty, aby wprowadzić regulacje dotyczące pracy zdalnej, jako rozwiązanie stałe, to jest w ramach Kodeksu pracy.
Nowelizacja Kodeksu pracy w zakresie pracy zdalnej wychodzi zatem naprzeciw oczekiwaniom zarówno pracowników, jak i pracodawców oraz wykorzystuje doświadczenia zdobyte przy stosowaniu rozwiązań prawnych dotyczących telepracy oraz pracy zdalnej.
Zapraszamy do kontaktu z Kancelarią. Doświadczeni prawnicy udzielą wszelkich informacji i pomogą w uzgodnieniu wykonywania pracy zdalnej i określeniu jej zasad.
Przygotował:
Piotr Sawicki
adwokat
***
Projekt ustawy o pracy zdalnej – o co w nim chodzi?
Trwająca przez wiele miesięcy pandemia COVID-19, a zatem również idące za nią, rządowe obostrzenia, doprowadziły do szeregu przeobrażeń społecznych i gospodarczych, mających na celu dostosowanie naszego sposobu życia do nowych warunków.
Niektóre z tych zmian, na stałe zadomowiły się w naszym życiu codziennym – jedną z nich jest praca zdalna [Czytaj dalej…]
