Obowiązki pracodawców dotyczące ochrony sygnalistów

W grudniu 2021 r. upływa termin na implementację nowych przepisów dotyczących ochrony sygnalistów. Na pracodawców zostaną nałożone nowe obowiązki.

Szczegóły dotyczące nowych procedur w zakresie ochrony sygnalistów znajdują się w tym artykule na naszym blogu.

Dyrektywa o ochronie sygnalistów

Do 17 grudnia 2021 roku podmioty prywatne, które zatrudniają powyżej 250 pracowników oraz niektóre podmioty publiczne mają czas na wdrożenie zaleceń dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, czyli tzw. dyrektywy o ochronie sygnalistów.

Nowe obowiązki dotyczące zgłoszeń i utworzenia wewnętrznych procedur mają na celu zwiększenie skuteczności wykrywania naruszeń w kluczowych obszarach gospodarki.

Szczegóły dotyczące podmiotów, na które nałożone zostały nowe obowiązki w zakresie ochrony sygnalistów opisaliśmy już wcześniej na naszym blogu.

Dyrektywa nakazuje wprowadzenie środków ochrony, które mają chronić sygnalistów przed negatywnymi konsekwencjami zgłoszenia ewentualnych naruszeń.

Pracodawcy będą zatem musieli opracować odpowiednie procedury, a także wyznaczyć osoby odpowiedzialne za przyjmowanie zgłoszeń i działania następcze. Niezbędne będzie także przeprowadzenie szkoleń i akcji informacyjnej dla pracowników.

Obowiązki pracodawców, o których mowa w dyrektywie, to przede wszystkim:

1. utworzenie wewnętrznych kanałów zgłoszeń informacji dotyczących naruszeń prawa,
2. zapewnienie sygnalistom możliwości korzystania z zewnętrznych kanałów dokonywania zgłoszeń,
3. utworzenie procedur reagowania na zgłoszenia sygnalistów i udzielania im informacji zwrotnej,
4. wyznaczeniem osoby lub jednostki organizacyjnej odpowiedzialnej za przyjmowanie zgłoszeń i przeprowadzanie działań następczych,
5. prowadzenie rejestru zgłoszeń,
6. zapewnienie ochrony sygnalistom poprzez zachowanie poufności,
7. obowiązek reakcji na zgłoszenia sygnalistów.

Zgłoszenia wewnętrzne

Co do zasady, zgłoszenia dokonywane są za pośrednictwem wewnętrznych kanałów, a podmioty prawne w sektorze prywatnym i publicznym obowiązane są udostępnić te kanały i zapewnić procedury na potrzeby dokonywania zgłoszeń wewnętrznych i podejmowania działań następczych.

Obowiązek ten dotyczy wszystkich podmiotów prawnych w sektorze publicznym, w tym podmiotów będących ich własnością lub znajdujących się pod kontrolą takich podmiotów oraz podmiotów prywatnych zatrudniających 50 i więcej pracowników.

Ustawodawca może zobowiązać podmioty prawne w sektorze prywatnym, które zatrudniają mniej niż 50 pracowników do ustanowienia wewnętrznych kanałów i procedur dokonywania zgłoszeń, jeśli wymaga tego charakter ich działalności (zwłaszcza w dziedzinie ochrony środowiska i zdrowia publicznego).

Warto podkreślić, że zgłoszenie wewnętrzne – czyli w ramach zakładu pracy czy organizacji – jest lepszym rozwiązaniem niż zgłoszenie zewnętrzne (do organów państwowych), gdyż nie wiąże się z ryzykiem wyciągnięcia konsekwencji przez te organy.

Obowiązkiem państwa jest również zachęcanie w pierwszej kolejności do dokonywania zgłoszeń wewnętrznych.

Zachęcamy jednak do skorzystania ze wsparcia profesjonalnych podmiotów doradczych w trakcie ustanawiania poszczególnych procedur i tworzenia bezpiecznych kanałów zgłoszeń.

Procedury na potrzeby zgłoszeń wewnętrznych

Procedury na potrzeby zgłoszeń wewnętrznych obejmują następujące elementy:

• kanały przyjmowania zgłoszeń są zaprojektowane, ustanowione i obsługiwane w bezpieczny sposób zapewniający ochronę poufności tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia i osoby trzeciej wymienionej w zgłoszeniu oraz uniemożliwiający uzyskanie do nich dostępu nieupoważnionym członkom personelu;
• potwierdzenie osobie dokonującej zgłoszenia przyjęcia zgłoszenia w terminie 7 dni od jego otrzymania;
• wyznaczenie bezstronnej osoby lub bezstronnego wydziału właściwych do podejmowania działań następczych w związku ze zgłoszeniami, które będą komunikować się z osobą dokonującą zgłoszenia i w stosownych przypadkach zwracać się do osoby dokonującej zgłoszenia o dalsze informacje oraz przekazywać jej informacje zwrotne;
• podejmowanie z zachowaniem należytej staranności działań następczych przez wyznaczoną osobę lub wyznaczony wydział;
• rozsądny termin na przekazanie informacji zwrotnych, nieprzekraczający 3 miesięcy od potwierdzenia otrzymania zgłoszenia;
• zapewnienie zrozumiałych i łatwo dostępnych informacji na temat procedur na potrzeby dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do właściwych organów.

Kanały zgłoszeń muszą umożliwiać dokonywanie zgłoszeń w formie dowolnie wybranej przez zgłaszającego – na piśmie lub ustnie.

Zgłoszenie ustne może być dokonane telefonicznie lub za pośrednictwem innych systemów komunikacji głosowej oraz za pomocą bezpośredniego spotkania zorganizowanego w rozsądnym terminie (jeśli o to wniesie osoba dokonująca zgłoszenia).

Zgłoszenia zewnętrzne

Zgłoszenia zewnętrzne przyjmowane są przez organy państwowe, jednakże do obowiązków pracodawców należy umożliwienie pracownikowi ich dokonania.

Zgłoszenie zewnętrzne może stanowić drugi etap zgłoszenia, jeśli pracownik wcześniej dokonał zgłoszenia wewnątrz zakładu pracy czy instytucji.

To państwo wyznacza organy właściwe do przyjmowania zgłoszeń, które tworzą niezależne i autonomiczne kanały zewnętrzne.

Na organach ciążą co do zasady takie same obowiązki jak na pracodawcach tworzących procedury wewnętrzne, jednakże w wyjątkowych sytuacjach mogą one przekazać sygnaliście informacje zwrotne w przedłużonym terminie 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia.

Organy, które nie są zdolne do rozpatrzenia określonego zgłoszenia obowiązane są do przekazania sprawy do właściwego organu.

Obowiązek zachowania poufności

Kluczową kwestią, która bez wątpienia wpłynie na skuteczność funkcjonowania kanałów zgłoszeń, jest obowiązek zachowania poufności.

Tożsamość osoby dokonującej zgłoszenia nie może zostać ujawniona – bez wyraźnej zgody tej osoby – nikomu, kto nie jest upoważnionym członkiem personelu właściwym do przyjmowania zgłoszeń i podejmowania w związku z nimi działań następczych.

Ma to również zastosowanie do wszelkich innych informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość sygnalisty.

Wszelkie informacje dotyczące sygnalisty mogą zostać ujawnione jedynie wtedy, gdy jest to konieczne w prowadzonych przez organy państwowe postępowaniach wyjaśniających lub sądowych, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie.

Jednocześnie organy obowiązane są nie ujawniać tajemnic przedsiębiorstwa do celów wykraczających poza to, co jest niezbędnie do podejmowania odpowiednich działań następczych.

Prowadzenie rejestrów zgłoszeń

Wszystkie podmioty wskazane przez dyrektywę, a więc zarówno organy państwowe jak i podmioty prywatne, zobowiązane są do utworzenia i prowadzenia rejestrów zgłoszeń.

W sytuacji gdy zgłoszenia dokonano w inny sposób niż pisemny, pracodawcy oraz właściwe organy muszą zapewnić sygnaliście dokonującemu zgłoszenia możliwość sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia treści zgłoszenia poprzez jego podpisanie. Dotyczy to zarówno transkrypcji rozmowy telefonicznej jak i protokołu spotkania.

Przyjęcie skutecznych wewnętrznych procedur w zakresie ochrony sygnalistów pozwoli nie tylko weryfikować i odpowiadać na sygnały o istotnym znaczeniu, ale także umożliwi sprawne zarządzanie procesem obsługi zgłoszeń.

Warto podkreślić, że nowe przepisy mają nie tylko chronić osoby zgłaszające nieprawidłowości, ale również przyczynić się do lepszego i bardziej przejrzystego funkcjonowania zakładów pracy i organizacji.

W każdym przypadku zalecamy skorzystanie ze wsparcia profesjonalnych podmiotów doradczych, które wspomogą pracodawców w tworzeniu i koordynowaniu systemu zgłoszeń oraz wdrożeniu nowych procedur.

W przypadku jakichkolwiek pytań zapraszamy do kontaktu z Kancelarią. Doświadczeni prawnicy udzielą Państwu wszelkich informacji dotyczących obowiązków dla pracodawców wynikających z dyrektywy, a także przygotują niezbędne dokumenty.

Przygotowali:
Karolina Staroń
młodszy prawnik

Piotr Sawicki
adwokat

***

Po przeczytaniu: „Obowiązki pracodawców dotyczące ochrony sygnalistów ”, zapraszam również do lektury:

• Ochrona sygnalistów
• Zezwolenie na pracę sezonową – sposób legalizacji pracy cudzoziemca w rolnictwie lub ogrodnictwie