Ochrona sygnalistów

Osoby, które zwracają uwagę na nieprawidłowości zaobserwowane w instytucjach prywatnych i publicznych, odgrywają istotną rolę dla procesu ujawniania naruszeń prawa. Osoby takie są nazywane sygnalistami (ang. whistleblowers) i mogą być narażone na działania odwetowe ze strony pracodawcy i współpracowników, których dotyczą zgłaszane naruszenia.

Nowe przepisy mają chronić sygnalistów przed negatywnymi konsekwencjami zgłoszenia, takimi jak degradacja w pracy, wstrzymanie awansu, zawieszenie w prawach pracownika czy zwolnienie.

Sygnaliści zostali objęci szczególną ochroną na mocy nowych przepisów unijnych. Ma to służyć interesowi publicznemu i zwiększyć skuteczność  egzekwowania prawa.

Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) przewidująca zinstytucjonalizowaną ochronę sygnalistów na poziomie UE, wprowadza szereg środków prawnych, z których wynikają nowe obowiązki dotyczące ochrony sygnalistów, także przez pracodawców.

Kim jest sygnalista?

Sygnalista jest to osoba dokonująca zgłoszenia, pracująca w sektorze prywatnym lub publicznym, która uzyskała informacje na temat naruszeń związanych z wykonywaniem pracy. Będzie to każdy, kto nagłaśnia działalność pracodawcy lub instytucji publicznej, którą uważa za nielegalną lub nieuczciwą. 

Sygnalistą można być niezależnie od tego, czy stosunek pracy trwa, ustał, czy dopiero ma zostać nawiązany. Sygnalistami będą mogli zostać nie tylko pracownicy, ale także samozatrudnieni, wspólnicy i udziałowcy spółek, osoby na stanowiskach zarządczych w przedsiębiorstwach, kandydaci na stanowisko pracy, jeśli dowiedzieli się o nieprawidłowościach w trakcie rekrutacji. 

Ochroną objęte są również inne osoby, jeżeli są istotne dla dokonania zgłoszenia nieprawidłowości przez sygnalistę lub mają z nim bezpośredni związek. Sygnaliści będą podlegać ochronie, pod warunkiem dokonania prawidłowego zgłoszenia zgodnie z procedurami przewidzianymi w dyrektywie.

Kogo dotyczą nowe przepisy?

Regulacjom dyrektywy podlegają:

• podmioty prawne z sektora publicznego zatrudniające co najmniej 50 osób,
• podmioty prawne z sektora prywatnego zatrudniające co najmniej 50 osób,
• podmioty prawne działające w sektorze finansowym (niezależnie od liczby zatrudnionych).

Pracodawcy prywatni zatrudniający mniej niż 50 pracowników oraz urzędy publiczne w gminach zamieszkanych przez mniej niż 10 tysięcy mieszkańców są wyłączone z tej regulacji, jednakże mogą zostać nią objęte, jeśli tak zdecyduje ustawodawca krajowy. 

Wszystkie wskazane podmioty prawne będą miały obowiązek ustanowienia procedur, rozwiązań prawnych i organizacyjnych oraz wdrożenia narzędzi spełniających wymagania dyrektywy.

Obszary gospodarki,
których dotyczą nowe przepisy

Przepisy dotyczące ochrony sygnalistów dotyczą w szczególności naruszeń z takich sektorów, jak:

• handel, 
• zamówienia publiczne, 
• transport, 
• zdrowie publiczne, 
• usługi, 
• produkty i rynki finansowe, 
• ochrona konsumentów, 
• ochrona prywatności i danych osobowych,
• zapobieganie praniu pieniędzy,
• ochrona środowiska.

Ochronie podlegają również naruszenia interesów finansowych UE oraz naruszenia dotyczące rynku wewnętrznego.

W praktyce zgłoszenia mogą dotyczyć np. nieprawidłowości księgowych i podatkowych, niewłaściwej ochrony danych osobowych czy nieprzestrzeganie zasad ochrony środowiska i bezpieczeństwa produktów. Sygnaliści będą mogli również zgłaszać nieprawidłowości w zachowaniach współpracowników.

Zakres spraw regulowanych przepisami dotyczącymi ochrony sygnalistów, który został określony w prawie unijnym może zostać rozszerzony przez ustawodawcę krajowego. 

Obowiązki wynikające z dyrektywy

Dyrektywa nakazuje wprowadzenie środków ochrony, które mają zabezpieczyć sygnalistów przed negatywnymi konsekwencjami zgłoszenia. Tożsamość sygnalisty nie może być ujawniona nikomu, kto nie jest upoważnionym członkiem personelu właściwym do przyjmowania zgłoszeń i podejmowania działań następczych, jeżeli zgłaszający nie wyrazi na to zgody.­

Dyrektywa przewiduje także, że w każdej instytucji – publicznej i prywatnej, zatrudniającej co najmniej 50 osób, będzie musiała powstać procedura zgłaszania nieprawidłowości oraz nadużyć w miejscu pracy.

Obowiązki pracodawcy, o których mowa w dyrektywie, to przede wszystkim:

1. utworzenie wewnętrznych kanałów zgłoszeń informacji dotyczących naruszeń prawa,
2. zapewnienie sygnalistom możliwości korzystania z zewnętrznych kanałów dokonywania zgłoszeń,
3. utworzenie procedur reagowania na zgłoszenia sygnalistów i udzielania im informacji zwrotnej,
4. obowiązek reakcji na zgłoszenia sygnalistów w ciągu 3 miesięcy.

Ochrona sygnalisty a prawo cudzoziemców

Przepisy dyrektywy stanowią, że wskazane środki ochrony obejmują każdą osobę fizyczną, która zgłasza lub ujawnia publicznie informacje na temat naruszeń uzyskane w kontekście związanym z wykonywaną pracą. Oznacza to, że definicja sygnalisty nie ogranicza się do obywateli państw członkowskich Unii Europejskiej – mogą nimi być także zatrudnieni w Rzeczypospolitej Polskiej cudzoziemcy spoza UE (Czytaj: Zezwolenie na pracę dla cudzoziemca).

Wymaga także podkreślenia, że obowiązki określone w dyrektywie stosuje się do wszystkich wskazanych podmiotów działających w sektorze publicznym i prywatnym.

Oznacza to, że wszyscy działający w Polsce pracodawcy, również zagraniczni, będą obowiązani do wdrożenia odpowiednich procedur. 

Terminy wejścia w życie przepisów
o ochronie sygnalistów

Ochrona sygnalistów w sektorze prywatnym i publicznym jest wymagana w krajach Unii Europejskiej, w tym w Polsce, w związku z postanowieniami Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii. Terminami na wprowadzenie przepisów dyrektywy do polskiego porządku prawnego są:

• 17 grudnia 2021 r. dla podmiotów prywatnych, które zatrudniają powyżej 250 pracowników oraz dla podmiotów publicznych objętych dyrektywą i ustawodawstwem krajowym,
• 17 grudnia 2023 r. dla podmiotów prywatnych, które zatrudniają od 50 do 249 pracowników.

W przypadku jakichkolwiek pytań serdecznie zapraszamy do kontaktu z Kancelarią. Doświadczeni prawnicy udzielą Państwu wszelkich informacji dotyczących ochrony przysługującej sygnalistom oraz obowiązków dla pracodawców wynikających z dyrektywy, a także przygotują niezbędne dokumenty.

Przygotowali: 

Karolina Staroń
młodszy prawnik 

Aleksandra Jasinowicz
prawnik 

Piotr Sawicki
adwokat