Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi

Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi to jeden ze sposobów legalizacji pracy cudzoziemców z Republiki Armenii, Republiki Białorusi, Republiki Gruzji, Republiki Mołdawii, Federacji Rosyjskiej lub Ukrainy na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej bez konieczności uzyskiwania zezwolenia na pracę.

Warunki wykonywanej pracy muszą być zgodne z tymi określonymi w oświadczeniu, które jest składane przez podmiot powierzający wykonywanie pracy, do właściwego, ze względu na siedzibę lub miejsce stałego zamieszkania podmiotu powierzającego wykonywanie pracy cudzoziemcowi), Powiatowego Urzędu Pracy (dalej jako: PUP), który następnie dokonuje wpisu do ewidencji oświadczeń.

Należy pamiętać, iż samo oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy jak i zezwolenie na pracę nie daje cudzoziemcowi prawa legalnego pobytu w Polsce. Takie prawo daje np. ważna wiza krajowa wydana w konsulacie RP na podstawie ww. oświadczenia bądź zezwolenia lub ważne zezwolenie na pobyt czasowy.

Jakie są podstawowe warunki wydania oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi?

Dla uzyskania takiego dokumentu powinny być spełnione łącznie następujące warunki:

1. cudzoziemiec, któremu zostanie powierzona praca jest obywatelem Republiki Armenii, Republiki Białorusi, Republiki Gruzji, Republiki Mołdawii, Federacji Rosyjskiej lub Ukrainy;
2. praca cudzoziemca nie jest związana bezpośrednio z działalnością sezonową (na temat wykonywania pracy sezonowej można przeczytać tutaj).
3. maksymalny okres wykonywania pracy wskazany w złożonym oświadczeniu oraz okresy pracy wykonywanej na podstawie oświadczeń wpisanych do ewidencji oświadczeń na podstawie obowiązujących przepisów nie mogą przekroczyć łącznie 180 dni w ciągu kolejnych 12 miesięcy niezależnie od liczby podmiotów powierzających temu cudzoziemcowi wykonywanie pracy.

Jakie są korzyści oświadczeń o powierzeniu wykonywania pracy w porównaniu do zezwoleń na pracę?

Najważniejszą zaletą oświadczeń o powierzeniu wykonywania pracy jest długość trwania procedury uzyskania przedmiotowego oświadczenia. Jest ona relatywnie krótka w stosunku do zezwoleń na pracę.

Wynika to z braku konieczności przeprowadzania tzw. testu rynku pracy, który ma charakter obligatoryjny w przypadku zezwoleń na pracę w zawodzie niepodlegającym zwolnieniu z informacji starosty, czyli takim, który nie jest deficytowym na lokalnym rynku pracy.

Test rynku pracy to procedura weryfikacji przeprowadzana przez powiatowy urząd pracy, właściwy według miejsca wykonywania pracy przez cudzoziemca, a w sytuacji, kiedy nie ma możliwości wskazania takiego adresu – według siedziby lub głównego miejsca wykonywania działalności gospodarczej pracodawcy/zleceniodawcy).

Jej cel to sprawdzenie czy potrzeby kadrowe podmiotu powierzającego pracę mogą być zaspokojone na lokalnym rynku pracy w ramach prowadzonej przez urząd rekrutacji osób bezrobotnych, posiadających odpowiednie kwalifikacje zawodowe. Po przeprowadzeniu takiego testu wydana jest odpowiednia informacja starosty.

Jakie są dokumenty niezbędne do rejestracji oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi?

Wymaganymi dokumentami są:

• skan ważnego dowodu osobistego lub ważnego dokumentu tożsamości podmiotu powierzającego pracę, gdy jest nim osoba fizyczna;
• skan wszystkich wypełnionych stron ważnego dokumentu podróży cudzoziemca, przebywającego w Polsce lub skan wyłącznie strony ważnego dokumentu podróży z danymi osobowymi cudzoziemca, planującego przyjazd do Polski;
• skan dowodu wpłaty za złożenie oświadczenia w wysokości 30 zł za jedno oświadczenie;
• oświadczenie o niekaralności pracodawcy w związku z okolicznościami, o których mowa w art. 88z ust. 5 pkt 1–6 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy;
• skan pełnomocnictwa, w przypadku działania pełnomocnika;
• kopię wypisu z rejestru, jeżeli rejestr, do którego został wpisany podmiot powierzający wykonywanie pracy cudzoziemcowi nie jest prowadzony w powszechnym dostępie (rejestry inne niż KRS, CEIDG).

Ile wynosi czas oczekiwania na wydanie oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy oraz jakie są opłaty związane z procedurą?

Powiatowy Urząd Pracy rozpatruje złożone oświadczenia w terminie:

• 7 dni roboczych, od dnia złożenia kompletnego oświadczenia w sprawach niewymagających postępowania wyjaśniającego (termin należy liczyć od dnia roboczego następującego po złożeniu kompletnego oświadczenia);
• 30 dni od dnia złożenia oświadczenia, w sprawach wymagających przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego;
• 2 miesiące od dnia złożenia oświadczenia, w sprawach szczególnie skomplikowanych.

Jednak w praktyce urzędy nie zawsze dotrzymują terminów wpisywania oświadczeń, przewidzianych ustawą.

Należy pamiętać, iż za wpis do ewidencji oświadczeń, podmiot powierzający wykonywanie pracy cudzoziemcowi jest zobowiązany uiścić jednorazową opłatę w wysokości 30 zł.

Ile wynosi okres wykonywania pracy na oświadczeniu o powierzeniu wykonywania pracy i na jakich zasadach jest liczony?

Aktualnie okres wykonywania pracy przez cudzoziemca nie może przekraczać 180 dni w ciągu kolejnych 12 miesięcy.

Przy zliczaniu pod uwagę są brane okresy, na jakie oświadczenie zostało zarejestrowane, uwzględniając zawiadomienia o zakończeniu pracy na podstawie oświadczenia oraz zawiadomienia o niepodjęciu pracy przez cudzoziemca, na które pracodawca ma 7 dni, licząc od pierwszego dnia ważności oświadczenia.

Powyższe oznacza, że okresy pracy mogą się „nakładać”, czyli jednocześnie cudzoziemiec może pracować na podstawie kilku oświadczeń u kilku pracodawców pod warunkiem, że łącznie nie przekroczy limitu 180 dni kalendarzowych.

Dzięki centralnemu systemowi ewidencji widoczne są oświadczenia, które zostały na danego cudzoziemca zarejestrowane w różnych urzędach w Polsce.

Jakie są obowiązki podmiotu powierzającego pracę cudzoziemcowi (tj. pracodawcy/ zleceniodawcy)?

Podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi składa oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi w powiatowym urzędzie pracy. Następnie PUP wpisuje oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi do ewidencji oświadczeń.

Ponadto na pracodawcy/zleceniodawcy spoczywają następujące obowiązki:

• poinformowanie PUP o podjęciu pracy w dniu rozpoczęcia pracy lub niepodjęciu pracy przez cudzoziemca w terminie 7 dni od wskazanej w oświadczeniu daty rozpoczęcia pracy (sankcją prawno-karną za niedopełnienie tego obowiązku lub za przekazanie nieprawdziwych informacji o podjęciu, niepodjęciu lub zakończeniu pracy przez cudzoziemca jest kara grzywny w wysokości od 200 zł do 2000 zł);
• weryfikacja ważności oraz dokonanie kopii dokumentu, uprawniającego cudzoziemca do pobytu w Polsce (należy pamiętać, że pracodawca/ zleceniodawca nie może zabrać oryginałów dokumentów cudzoziemca);
• przekazanie cudzoziemcowi zarejestrowanego przez urząd oświadczenia (na jego podstawie cudzoziemiec uzyskuje wizę, uprawniającą go do wjazdu i przebywania na terytorium Rzeczypospolitej Polski, a podczas wjazdu w ramach ruchu bezwizowego, oświadczenie służy do wglądu odpowiednim służbom podczas przekraczania granicy; w przypadku uzyskiwania zezwolenia na pobyt oświadczenie potwierdza aktualną pracę, a w niektórych przypadkach – zwolnienie z informacji starosty);
• zawarcie umowy pisemnej z cudzoziemcem w dwóch wersjach językowych: polskiej i w języku zrozumiałym dla cudzoziemca (niedopełnienie tego obowiązku powoduje sankcję prawno-karną w postaci kary grzywny od 200 zł do 2000 zł);
• przestrzeganie wszystkich obowiązków wynikających z powierzania pracy, takich samych jak w przypadku polskich pracowników (np. zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych w ciągu 7 dni, gdy dana umowa podlega ubezpieczeniom), a także obowiązków związanych z zatrudnieniem cudzoziemca wynikających z innych przepisów (np. przechowywanie kopii dokumentu pobytowego cudzoziemca).

Należy pamiętać o wszystkich wymienionych wyżej obowiązkach, żeby zatrudnienie cudzoziemca na podstawie oświadczenia było zgodne z prawem (na czym polega nielegalne zatrudnienie i jakie są przewidziane za to kary można przeczytać tu).

W przypadku niewypełnienia przez podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi obowiązków informacyjnych o podjęciu lub niepodjęciu pracy przez cudzoziemca stosuje się domniemanie co do terminu podjęcia pracy (tj. praca była wykonywana od dnia wskazanego przy wpisaniu oświadczenia do ewidencji), chyba że z okoliczności wynika, że było inaczej np. cudzoziemiec wjechał na terytorium RP później i jest to poświadczone pieczęcią w paszporcie.

W przypadku, gdy cudzoziemiec wcześniej zakończy pracę, warto poinformować o tym urząd pracy, gdyż w przeciwnym razie za okres wykonywania pracy zostanie przyjęty cały okres ważności oświadczenia. Powyższe oznacza, iż cudzoziemiec może wyczerpać limit okresu wykonywania pracy na podstawie przedmiotowych oświadczeń.

To z kolei uniemożliwi cudzoziemcowi zatrudnienie przez inny podmiot w ciągu 12 miesięcy od pierwszego oświadczenia, a pracodawcy/zleceniodawcy utrudni weryfikację dokładnej daty zakończenia pracy przez cudzoziemca w przypadku kontroli.

Nie jest to obowiązek wynikający z ustawy, ale możliwość niosąca obopólne korzyści zarówno dla pracodawcy/zleceniodawcy jak i pracownika/zleceniobiorcy. Wskazana informację w urzędzie pracy może złożyć zarówno pracodawca, jak i cudzoziemiec.

Jakie są korzyści z posiadania oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy ?

Posiadanie oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi umożliwia uzyskanie zezwolenia na pracę typ A lub zezwolenia na pobyt czasowy według uproszczonej procedury, jeżeli wymienionej poniżej warunki zostaną spełnione łącznie:

• oświadczenie jest ważne na dzień złożenia wniosku o wydanie zezwolenia na pracę przez podmiot powierzający pracę lub wniosku o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy przez cudzoziemca;
• wniosek o wydanie zezwolenia na pracę typ A lub wniosek o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy został złożony w ustawowym terminie i nie zabiera braków formalnych;
• w oświadczeniu jako rodzaj umowy stanowiącej podstawę wykonywania pracy przez cudzoziemca wskazana jest umowa o pracę;
• bezpośrednio przed złożeniem wniosku o wydanie zezwolenia na pracę lub wniosku o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy cudzoziemiec przepracował na stanowisku i na warunkach wskazanych w oświadczeniu co najmniej 3 pełne miesiące i uzyskał za ten okres odpowiednie wynagrodzenie.

Dla potwierdzenia spełnienia tych warunków w urzędzie trzeba będzie złożyć m.in. umowę o pracę zawartą z cudzoziemcem oraz raporty ZUS (np. ZUS P RCA cudzoziemca) za ostatnie 3 miesiące.

Uproszczona procedura w przypadku spełnienia wszystkich warunków będzie polegała na:

• zwolnieniu z obowiązku przeprowadzenia testu rynku pracy i przełożenia informacji starosty do sprawy dotyczącej zezwolenia na pracę bądź pobytu czasowego cudzoziemca, co przyspieszy rozpoznanie wniosku;
• możliwości kontynuacji zatrudnienia nawet po utracie ważności oświadczenia do dnia zakończenia postępowania (czyli do dnia, w którym uprawomocni się decyzji wojewody w sprawie dotyczącej zezwolenia na pracę bądź pobytu czasowego cudzoziemca).

W wszystkich innych przypadkach (np. w sytuacji, gdy w oświadczeniu została wskazana umowa zlecenie bądź umowa o dzieło) nie będzie możliwości skorzystania z procedury uproszczonej. To oznacza, że będzie standardowy proces ubiegania o wydanie zezwolenia na pracę typ A lub zezwolenia na pobyt czasowy.

Kiedy nie trzeba rejestrować nowego oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi?

Wpis nowego oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi do ewidencji oświadczeń nie jest wymagany, gdy:

1. nastąpiła zmiana siedziby lub miejsca stałego pobytu, nazwy lub formy prawnej podmiotu powierzającego wykonywanie pracy cudzoziemcowi lub przejęcie zakładu pracy lub jego części przez innego pracodawcę;
2. nastąpiło przejście zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę;
3. podmiot powierzający wykonywanie pracy cudzoziemcowi i cudzoziemiec zawarli umowę o pracę zamiast umowy cywilnoprawnej;
4. cudzoziemiec jest pracownikiem tymczasowym, skierowanym przez pracodawcę do innego pracodawcy użytkownika, niż określony w oświadczeniu, jeżeli dane dotyczące pracy oferowanej cudzoziemcowi określone w oświadczeniu, z wyjątkiem miejsca wykonywania pracy, nie uległy zmianie.

Czy w przypadku zmiany pracodawcy/zleceniodawcy należy uzyskać nowe oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy?

Cudzoziemiec może wykonywać pracę wyłącznie na rzecz pracodawcy/zleceniodawcy wskazanego w oświadczeniu, co oznacza iż każdorazowa zmiana podmiotu powierzającego pracę wiąże się z koniecznością uzyskania nowego oświadczenia dla obcokrajowca.

W jakich przypadkach starosta może odmówić wydania oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi?

Starosta wyda obligatoryjnie decyzję odmowną, jeżeli:

• podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi dopuścił się przestępstw lub poważnych naruszeń przepisów w zakresie zatrudniania cudzoziemców lub niektórych przepisów kodeksu karnego;
• z okoliczności wynika, że podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi składa oświadczenie dla pozoru lub oświadczenie będzie wykorzystane przez cudzoziemca w celu innym niż praca deklarowana w oświadczeniu;
• podmiot powierzający pracę nie dopełnił obowiązków związanych z prowadzeniem działalności lub powierzaniem pracy, w szczególności: nie posiada środków na pokrycie zobowiązań wynikających z powierzenia pracy, nie prowadzi działalności uzasadniającej powierzenie pracy, zalega z odprowadzaniem składek na ubezpieczenie społeczne lub płaceniem podatków.

Czy decyzja starosty o odmowie wydania oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi jest ostateczna?

Jeżeli starosta odmówił wpisu oświadczenia do ewidencji oświadczeń, to podmiot powierzający pracę może odwołać się od jego decyzji w terminie 14 dni od dnia otrzymania decyzji odmownej. Odwołanie należy złożyć do Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii za pośrednictwem starosty, który wydał decyzję.

W przypadku jakichkolwiek pytań – zapraszamy do kontaktu z Kancelarią. Doświadczeni prawnicy udzielą odpowiedzi na wszelkie pytania dotyczące zatrudnienia cudzoziemca, w tym procedury uzyskiwania oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi, a także przygotują niezbędne dokumenty.

Przygotowali:

Julia Chodkowska
młodszy prawnik

Liudmyla Bartkiv
doradca ds. migracji

Piotr Sawicki
adwokat

***

Po przeczytaniu artykułu „Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi” przeczytaj też:

• PRZESTĘPSTWA ZWIĄZANE Z NIELEGALNYM POWIERZENIEM WYKONYWANIA PRACY CUDZOZIEMCOM