Zawarcie umowy o pracę zdalną i jej rozwiązanie

Ustawodawca, mając na uwadzę sytuację epidemiczną w Rzeczypospolitej Polskiej, wprowadził do systemu prawnego instytucję pracy zdalnej. Zgodnie z art. 3 ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (dalej: „Ustawa”):

pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie przez oznaczony czas, pracy określonej w umowie o pracę poza miejscem jej stałego wykonywania.

W związku z tym, iż regulacja pracy zdalnej w Ustawie nie jest wystarczająca, to Rada Ministrów złożyła projekt ustawy o zmianie ustawy – Kodeks pracy, ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych oraz ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, w którym wprowadza się definicję legalną pracy zdalnej bezpośrednio do Kodeksu pracy oraz wprowadza warunki zawarcia, rozwiązania oraz zaprzestania wykonywania umowy o pracę zdalną.

Niniejsza publikacja opiera się na projekcie Ustawy i jej treść może stać się nieaktualna w przypadku zmian wprowadzonych w trakcie dalszych prac legislacyjnych.

Więcej informacji o projekcie dotyczącym uregulowania pracy zdalnej znajduje się pod TYM linkiem.

Warunki konieczne do zawarcia umowy o pracę zdalną
– założenia projektu ustawy

Umowa o pracę zdalną, powinna w szczególności określać:

• rodzaj umowy – umowę o pracę zawiera się na okres próbny, na czas nieokreślony albo na czas określony.
• rodzaj pracy – pracodawca może określić w umowie jaką pracę będzie wykonywał pracownik, wskazując stanowisko, ewentualnie pełnioną funkcję (np. kierownik działu, specjalista, sekretarka). Ustalenie rodzaju pracy jest warunkiem koniecznym, to jest takim, bez którego nie może dojść do zawarcia umowy o pracę. Rodzaj pracy wpływa także na możliwość wykonywania pracy zdalnej. Zawody takie jak np. murarz, betoniarz, pracownik magazynowy ze swej istotny nie są możliwe do wykonywania w sposób zdalny.
• wymiar czasu pracy – do istotnych warunków umowy o pracę, choć nie wymienionych bezpośrednio w art. 29 Kodeksu pracy należy wymiar czasu pracy. W braku jego ustalenia istnieje domniemanie faktyczne pełnego wymiaru czasu pracy obowiązującego w danej dziedzinie. Można się jednak umówić o wykonywanie pracy w niepełnym wymiarze czasu pracy ustalonym przez strony zawierające umowę, np. 1/2 lub 1/4, co jednak musi zostać wyraźnie ustalone. Wówczas z reguły strony muszą jednocześnie ustalić rozkład wykonywania pracy, np. co drugi dzień w określonych godzinach.
• miejsce pracy – praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą, w tym w miejscu zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (telefon, komputer z dostępem do Internetu itp.). Praca zdalna nie musi być wykonywana przez pracownika wyłącznie w jego domu. Istotne jest, aby w umowie wskazać obszar lub miejsca, w których pracownik będzie wykonywał pracę zdalną, ponieważ pracodawca będzie miał uprawnienie do dokonania kontroli w miejscu świadczenia pracy.
• termin rozpoczęcia pracy – w braku takiego ustalenia, stosownie do art. 26 Kodeksu pracy, stosunek pracy zostaje nawiązany w dniu zawarcia umowy.
• wynagrodzenie – powinno być określone w sposób dokładny i niepozostawiający wątpliwości co do umówionych przez strony zasad jego zapłaty. Jednak w przypadku obowiązywania szczegółowych przepisów płacowych, np. w formie rozporządzeń, układów zbiorowych pracy czy regulaminów wynagradzania, wystarczające jest dostatecznie jasne powołanie się na te przepisy.

Warunkiem koniecznym do zawarcia umowy o pracę w formie zdalnej jest wskazanie rodzaju pracy.

Do zawarcia umowy o pracę zdalną dochodzi w momencie, w którym strony złożą zgodne oświadczenia co do istotnych postanowień tej umowy.

Przepisy Kodeksu pracy nie uzależniają ważności umowy o pracę od zachowania formy pisemnej. Umowa o pracę zawarta bez zachowania formy pisemnej nie powoduje jej nieważności, stąd jej zawarcie może nastąpić również:

• ustnie.
• w sposób konsensualny – np. poprzez dopuszczenie pracownika do pracy zdalnej przez pracodawcę.
• w formie dokumentowej – do zachowania tej formy wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie, np. wiadomość e-mail, SMS.
• w formie elektronicznej – do zachowania tej formy wymaga się złożenia oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Powszechnie powielanym błędem jest utożsamianie czynności elektronicznych (np. mail, SMS) z formą elektroniczną, podczas gdy formę taką kwalifikujemy jako dokumentową, a nie elektroniczną. Forma dokumentowa nie jest równoważna formie elektronicznej.

Niemniej jednak, jeżeli strony w umowie o pracę zdalną zastrzegły, iż jej zmiana lub uzupełnienie wymagają dla swej skuteczności formy pisemnej, to dokonanie takiej zmiany (uzupełnienia) możliwe jest tylko przy zachowaniu zastrzeżonej formy.

Uzgodnienie w przedmiocie nawiązania umowy o pracę zdalną – założenia projektu ustawy

Uzgodnienie wykonywania pracy w formie zdalnej będzie mogło nastąpić:

• przy zawieraniu umowy o pracę;
• w trakcie zatrudnienia.

Uzgodnienie formy pracy zdalnej, w zależności od tego czy nastąpiło przy zawieraniu umowy o pracę lub w trakcie zatrudnienia, będzie miało wpływ na rozwiązanie umowy o pracę  zdalną lub zaprzestanie wykonywania tej pracy z przywróceniem poprzednich warunków pracy.

Rozwiązanie umowy o pracę zdalną

• W tym wypadku zastosowanie będą miały przepisy ogólne o rozwiązywaniu umowy o pracę.

Na podstawie art. 30 § 1 Kodeksu pracy umowa o pracę (w tym pracę zdalną) rozwiązuje się:

• na mocy porozumienia stron – strony mogą rozwiązać umowę o pracę za wzajemnym porozumieniem w każdym uzgodnionym terminie, a nie tylko w terminie krótszym od ustawowego okresu wypowiedzenia. Sprowadza się do tego, że nie tylko sposób rozwiązania umowy objęty jest zgodną wolą stron, lecz także strony uzgadniają inne okoliczności wiążące się z ustaniem stosunku pracy, przede wszystkim termin jego ustania. Mogą zrobić to w sposób odmienny od unormowanego w Kodeksie pracy.
• przez oświadczenie jednej ze strony z zachowaniem okresu wypowiedzenia – pracodawca w oświadczeniu o wypowiedzeniu umowy o pracę ma obowiązek wskazania przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie. Niewykonanie tego obowiązku jest naruszeniem przepisów o wypowiadaniu umów o pracę. Pracodawca może wskazać kilka przyczyn wypowiedzenia, w tym przyczyny dotyczące pracownika i inne niedotyczące (dotyczące pracodawcy), a wypowiedzenie jest uzasadnione, gdy choćby jedna ze wskazanych przyczyn jest usprawiedliwiona. Natomiast, wypowiedzenie złożone przez pracownika nie jest sformalizowane. Powinno nastąpić na piśmie z zachowaniem okresów wypowiedzenia i nie wymaga podania przyczyny. Okresy wypowiedzenia są uzależnione od okresu zatrudnienia u danego pracodawcy i wynoszą:

– 2 tygodnie jeżeli pracownik zatrudniony był krócej niż 6 miesięcy;
– 1 miesiąc, gdy pracownik był zatrudniony co najmniej 6 miesięcy;
– 3 miesiące, gdy pracownik był zatrudniony co najmniej 3 lata.

• przez oświadczenie jednej ze strony bez zachowania okresu wypowiedzenia.

A) Pracodawca może rozwiązać umowę o pracę bez wypowiedzenia w razie:

– ciężkiego naruszenia przez pracownika podstawowych obowiązków pracowniczych – przykładowo może to być nieprzestrzeganie regulaminu pracy i porządku pracy, oszustwo pracownika przy ewidencji wykonanych czynności pracy zdalnej, nieprzestrzeganie czasu pracy, obecność w pracy (także zdalnej) pod wpływem alkoholu lub narkotyków;

– popełnienia przez pracownika w czasie trwania umowy o pracę przestępstwa, które uniemożliwia dalsze zatrudnianie go na zajmowanym stanowisku, jeżeli przestępstwo jest oczywiste lub zostało stwierdzone prawomocnym wyrokiem – np. pracownik popełnił przestępstwo kradzieży z wykorzystaniem płatności elektronicznych, a jego praca polegała na kontroli finansów pracodawcy;

– zawinionej przez pracownika utraty uprawnień koniecznych do wykonywania pracy na zajmowanym stanowisku – np. pracownik został skazany za dokonanie innych czynności seksualnych na dziecku przez co orzeczono wobec niego zakaz prowadzenia działalności związanej z wychowaniem, leczeniem, edukacją małoletnich, a jego praca polegała na edukacji dzieci przykładowo za pomocą platformy Zoom;

– jeżeli niezdolność pracownika do pracy wskutek choroby trwa dłużej niż 3 miesiące – gdy pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy krócej niż 6 miesięcy, dłużej niż łączny okres pobierania z tego tytułu wynagrodzenia i zasiłku oraz pobierania świadczenia rehabilitacyjnego przez pierwsze 3 miesiące – gdy pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy co najmniej 6 miesięcy lub jeżeli niezdolność do pracy została spowodowana wypadkiem przy pracy albo chorobą zawodową;

– w razie usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy z innych przyczyn niż wymienione trwającej dłużej niż 1 miesiąc.

B) Pracownik może rozwiązać umowę o pracę bez wypowiedzenia, jeżeli:

– zostanie wydane orzeczenie lekarskie stwierdzające szkodliwy wpływ wykonywanej pracy na zdrowie pracownika, a pracodawca nie przeniesie go w terminie wskazanym w orzeczeniu lekarskim do innej pracy;

– gdy pracodawca dopuścił się ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków wobec pracownika – np. w razie braku wypłaty wynagrodzenia za pracę zdalną.

• z upływem czasu, na który była zawarta umowa.

Zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej – założenia projektu ustawy

• W przypadku uzgodnienia pracy zdalnej w trakcie trwania umowy o pracę, w terminie 3 miesięcy od dnia uzgodnienia pracy zdalnej każda ze stron umowy o pracę może wystąpić z wiążącym wnioskiem o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy. Strony ustalają termin, od którego nastąpi przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy, nie dłuższy niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku.
• Jeżeli wniosek pracownika wykonującego pracę zdalną zostanie złożony po  upływie 3 miesięcy od dnia uzgodnienia pracy zdalnej, to pracodawca powinien – w miarę możliwości – uwzględnić ten wniosek.
• Odmowa wyrażenia zgody przez pracownika na zmianę warunków wykonywania pracy na pracę zdalną w uzgodnieniu ich w trakcie trwania umowy o pracę (wypowiedzenie zmieniające), a także zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej nie mogą stanowić przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie przez pracodawcę umowy o pracę.

W razie jakichkolwiek wątpliwości związanych z zawarciem umowy o pracę zdalną bądź jej rozwiązaniem zapraszamy do kontaktu. Doświadczeni prawnicy z Kancelarii Adwokackiej Sawicki i Wspólnicy przygotują dla Państwa umowy o pracę zdalną oraz inne dokumenty pracownicze, a także odpowiedzą na wszystkie pytania.

Przygotowali:

Piotr Sawicki
adwokat

Kamil Dolniak
młodszy prawnik

***

Po przeczytaniu artykułu „Zawarcie umowy o pracę zdalną i jej rozwiązanie” przeczytaj też:

• Sygnaliści i ich ochrona
• Zatrudnianie studentów zza granicy
• Odpowiedzialność materialna pracownika