W dniu 13 marca 2023 roku opublikowano w Dzienniku Ustaw rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 6 marca 2023 roku zmieniające rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej. Jego celem jest dostosowanie brzmienia zmienionego rozporządzenia do zmian wprowadzonych nowelizacją Kodeksu pracy w zakresie wdrożenia pracy zdalnej jako rozwiązania stałego oraz kontroli trzeźwości.
Przepisy zmieniające zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej weszły w życie 21 marca 2023 roku.
Zmiany w przetwarzaniu dokumentacji pracowniczej – akta osobowe „E”
Rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 6 marca 2023 roku zmieniające rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej (dalej: „Rozporządzenie”) wprowadza nową część akt osobowych „E”.
Obejmuje ona dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu:
- informacje dotyczące kontroli trzeźwości pracownika przeprowadzonej przez pracodawcę (art. 221c § 6 Kodeksu pracy)
- informację dotyczącą badania stanu trzeźwości pracownika przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego (art. 221d § 10 Kodeksu pracy)
- informacje dotyczące przeprowadzonej przez pracodawcę kontroli pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu (art. 221c § 6 i art. 221e § 2 Kodeksu pracy)
- informację dotyczącą badania pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego (art. 221d § 10 i art. 221f § 2 Kodeksu pracy).
Jak wynika z Rozporządzenia, dokumenty znajdujące się w części E akt osobowych pracownika przechowuje się w wydzielonych częściach dotyczących danej kontroli, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery E1 i kolejne; w takim przypadku przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu dokumentów dotyczy każdej z tych części.
W związku z usunięciem z akt osobowych pracownika informacji związanej z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu oraz z badaniem pracownika na obecność w jego organizmie alkoholu lub środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonym przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego, usuwa się całą wydzieloną część dotyczącą tej informacji, a pozostałym przyporządkowuje się następujące po sobie numery.
Znowelizowane przepisy Kodeksu pracy rozszerzają zakres obowiązków informacyjnych pracodawcy wobec pracownika, w związku z czym Rozporządzenie wprowadza wymóg, aby pracodawca, w części B akt osobowych, umieszczał dokumenty potwierdzające wprowadzenie kontroli trzeźwości pracowników lub kontroli na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu, grupie lub grupach pracowników objętych taką kontrolą i sposobie jej przeprowadzania.
Praca zdalna – akta osobowe „B”
Nowelizacja Kodeksu pracy przewiduje również wprowadzenie pracy zdalnej na stałe do polskiego porządku prawnego. Zgodnie ze znowelizowanym z tego powodu Rozporządzeniem, również dokumenty dotyczące wykonywania pracy zdalnej będą przechowywane w aktach osobowych pracowników w części B.
Do kiedy pracodawca musi dostosować sposób przechowywania dokumentów?
Pracodawcy mają obowiązek dostosowania przechowywania dokumentów związanych z kontrolą trzeźwości pracownika i kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu w terminie 14 dni od dnia wejścia w życie nowelizacji Rozporządzenia, jeżeli gromadzili ww. dokumentację przed dniem tym dniem.
Zmiany w przetwarzaniu dokumentacji pracowniczej – podsumowanie
Z dniem 21 marca 2023 roku weszły w życie przepisy o zmienionej dokumentacji pracowniczej. Zmiany polegają na wprowadzeniu nowej części E akt osobowych, która dotyczy wyników kontroli trzeźwości pracownika. Część B rozszerzono o dokumenty zawierające informację dla pracownika o przeprowadzaniu kontroli trzeźwości, jak również o dokumentację dotyczącą pracy zdalnej.
Zapraszamy do kontaktu z Kancelarią. Doświadczeni prawnicy udzielą wszelkich niezbędnych informacji dotyczących zmienionej dokumentacji pracowniczej.
Przygotował:
Piotr Sawicki
adwokat
***
Nowelizacja Kodeksu pracy 2023
Ustawa o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw 9 lutego 2023 roku została przekazana Prezydentowi Rzeczypospolitej Polskiej do podpisu.
Rozwiązania przewidziane w projekcie ustawy o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw stanowią częściową realizację reformy „Uelastycznienie form zatrudnienia, w tym wprowadzenie pracy zdalnej” zawartej w Krajowym Planie Odbudowy i Zwiększania Odporności [Czytaj dalej…]
