W obliczu szybko zmieniającego się świata biznesu, przeniesienia personelu w obrębie grupy przedsiębiorstw stają się coraz bardziej powszechne.
Jednakże przeniesienia te mogą rodzić pytania dotyczące szkoleń z zakresu ochrony danych osobowych.
Czy pracownik przeszkolony przez jedno przedsiębiorstwo jest odpowiednio przygotowany do pracy w innym przedsiębiorstwie tej samej grupy? Jakie są wytyczne dotyczące przeszkolenia personelu w takiej sytuacji?
Różnice w procesach przetwarzania danych
Przenoszenie personelu w obrębie grupy przedsiębiorstw to wyzwanie nie tylko organizacyjne, ale także związane z przetwarzaniem danych.
Nawet jeżeli przedsiębiorstwa znajdują się pod jednym korporacyjnym „dachem”, to ich indywidualne procesy, cele biznesowe oraz technologie mogą się znacząco różnić.
Zrozumienie tych różnic jest kluczem do zapewnienia skutecznej ochrony danych osobowych i przestrzegania przepisów RODO.
Specyfika działalności
Każde przedsiębiorstwo, nawet w obrębie tej samej grupy, może posiadać odmienne cele i model biznesowy.
Na przykład, jedno z przedsiębiorstw może specjalizować się w sprzedaży detalicznej, podczas gdy inne w produkcji.
Te różnice w działalności niosą ze sobą różne sposoby przetwarzania danych, od innych systemów zarządzania relacjami z klientami (CRM) po specyficzne narzędzia do zarządzania łańcuchem dostaw.
Technologie i narzędzia
Różne przedsiębiorstwa w obrębie tej samej grupy mogą korzystać z odmiennych technologii. Chociaż mogą one opierać się na tych samych platformach lub frameworkach, indywidualne konfiguracje, wtyczki czy nawet aktualizacje mogą wpłynąć na sposób, w jaki dane są przetwarzane i przechowywane.
Dlatego pracownik, który jest obeznany z jednym systemem, może potrzebować dodatkowego przeszkolenia, aby efektywnie pracować w nowym środowisku na innych, nieznanych mu narzędziach.
Kultura organizacyjna i podejście do danych
Kultura organizacyjna odgrywa kluczową rolę w podejściu do danych.
Niektóre przedsiębiorstwa mogą przywiązywać większą wagę do transparentności i otwartości, podczas gdy inne mogą być bardziej ostrożne w zakresie udostępniania informacji.
Ponadto, praktyki dotyczące bezpieczeństwa, takie jak regularne kopie zapasowe, testy penetracyjne czy szkolenia z zakresu cyberbezpieczeństwa, mogą różnić się w zależności od kultury organizacyjnej i wartości danego przedsiębiorstwa.
Różnice w procesach przetwarzania danych między przedsiębiorstwami w tej samej grupie mogą być znaczące i wpłynąć na potrzebę dodatkowego przeszkolenia pracowników przenoszonych między nimi.
Dlatego ważne jest, aby menedżerowie i osoby odpowiedzialne za ochronę danych osobowych w organizacjach dokładnie analizowali te różnice i dostosowywali programy szkoleniowe w odpowiedni sposób, zapewniając zgodność z RODO i optymalne funkcjonowanie pracowników w nowym środowisku.
Znaczenie oceny ryzyka
RODO nie tylko wymaga od przedsiębiorstw ochrony danych osobowych, ale także promuje świadome podejście do oceny ryzyka.
Oznacza to, że każde przedsiębiorstwo musi nie tylko zidentyfikować potencjalne zagrożenia dla prywatności danych, ale także zastosować odpowiednie środki w celu ich minimalizacji.
Ocena ryzyka nie jest jednorazowym działaniem, ale procesem ciągłym, dostosowywanym do zmieniających się okoliczności biznesowych.
Przeniesienia personelu w grupie przedsiębiorstw a ryzyko
Przy przenoszeniu pracowników między różnymi jednostkami w obrębie grupy przedsiębiorstw ważne jest, aby zrozumieć, jakie nowe zagrożenia i wyzwania mogą pojawić się w kontekście przetwarzania danych.
Może to być wynikiem różnic w stosowanych technologiach, praktykach biznesowych lub specyfiki danych, z którymi pracownik będzie miał do czynienia.
Dlatego też przenoszenie pracowników powinno być ściśle koordynowane z osobami odpowiedzialnymi za ochronę danych osobowych w organizacji, aby zapewnić ciągłość i spójność w ocenie ryzyka.
Kultura odpowiedzialności
Kultura odpowiedzialności, promowana przez RODO, wymaga od administratorów danych (czyli pracodawców) podejmowania aktywnych działań w celu zapewnienia, że wszyscy pracownicy są świadomi swoich obowiązków i odpowiedzialności w zakresie przetwarzania danych.
W przypadku przeniesienia pracownika do innego przedsiębiorstwa w ramach tej samej grupy, nowy pracodawca musi upewnić się, że przekazane mu zostały wszystkie niezbędne informacje dotyczące przetwarzania danych oraz że pracownik jest odpowiednio przeszkolony do nowych zadań.
Znaczenie dostosowanego szkolenia
Ostatecznie, wszystko sprowadza się do jakości i zakresu szkoleń.
RODO wymaga indywidualnego podejścia w każdym przedsiębiorstwie. Szkolenie, które było odpowiednie w jednym miejscu, może okazać się niewystarczające w innym.
Dlatego tak ważne jest, aby szkolenia były dostosowywane do konkretnego środowiska pracy, biorąc pod uwagę specyfikę danego przedsiębiorstwa, technologie, które wykorzystuje, oraz kulturę organizacyjną, która w nim panuje.
Odpowiedzialność i ryzyko są dwoma kluczowymi filarami RODO.
Dla przedsiębiorstw, które przenoszą personel między różnymi jednostkami, ważne jest, aby te dwa aspekty były głęboko zakorzenione w kulturze organizacyjnej i były regularnie przemyślane w kontekście przetwarzania danych.
Działania te pomogą zapewnić zgodność z przepisami i ochronę danych osobowych wszystkich osób zaangażowanych.
RODO a przeniesienia personelu w obrębie grupy przedsiębiorstw – podsumowanie
Przeniesienia personelu w obrębie grupy przedsiębiorstw to skomplikowane zagadnienie z punktu widzenia ochrony danych osobowych.
Aby zapewnić zgodność z RODO, przedsiębiorstwa muszą dokładnie ocenić swoje potrzeby szkoleniowe i dostosować programy szkoleniowe do konkretnych okoliczności każdego przeniesienia personelu.
Podejście oparte na ryzyku i rozliczalności wymaga stałego monitorowania i adaptacji do zmieniających się warunków.
Warto jednak podkreślić, że nie jest konieczne automatyczne przeprowadzanie nowego szkolenia RODO za każdym razem, kiedy personel jest przenoszony w ramach grupy przedsiębiorstwa.
Pracodawca powinien rozważyć przeprowadzenie nowego szkolenia tylko wtedy, gdy okoliczności przeniesienia wiążą się z istotnymi zmianami w zakresie przetwarzania danych czy też innych kluczowych aspektach ochrony danych osobowych.
Przygotował:
Piotr Sawicki
adwokat
***
Nierówne traktowanie w pracy to także dyskryminacja
Sąd Najwyższy w Uchwale z dnia 24 sierpnia 2023 r. (sygn. III PZP 1/23) rozwiał wątpliwości dotyczące podstawy prawnej dla dochodzenia roszczeń z tytułu naruszenia zasady równego traktowania w zatrudnieniu.
Zgodnie ze stanowiskiem SN osoba, wobec której pracodawca naruszył zasadę równego traktowania w zatrudnieniu, ma prawo do [Czytaj dalej…]
{ 0 komentarze… dodaj teraz swój }