Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej przedstawiło propozycję znaczących zmian w obowiązującym obecnie akcie prawnym dotyczącym funkcjonowania systemu teleinformatycznego służącego do obsługi niektórych umów.
Planowana nowelizacja zakłada dogłębną przebudowę systemu w celu jego unowocześnienia i lepszego dostosowania do aktualnych potrzeb rynku pracy.
Kluczowe elementy projektu to:
- znaczne rozszerzenie grona użytkowników,
- dodanie nowych funkcji,
- uproszczenie procedur formalnych związanych z zawieraniem i obsługą umów.
Zasadniczym celem reformy jest dalsza cyfryzacja procesów kadrowych w Polsce i stworzenie przyjaznego, nowoczesnego narzędzia wspierającego zarówno pracodawców, jak i pracowników.
Zmiana tytułu ustawy i rozszerzenie jej zastosowania
W ramach proponowanych zmian ustawa z dnia 16 listopada 2022 roku ma zostać zaktualizowana oraz otrzymać nowy tytuł – „ustawa o e-umowach”.
Oznacza to nie tylko kosmetyczną zmianę nazwy, ale również fundamentalną przemianę w zakresie funkcjonalności i adresatów przepisów.
Zgodnie z założeniami projektu, możliwość korzystania z systemu zostanie przyznana znacznie szerszemu gronu użytkowników – nie tylko osobom fizycznym oraz mikroprzedsiębiorstwom zatrudniającym do dziewięciu osób, lecz każdemu podmiotowi, niezależnie od jego statusu prawnego czy wielkości organizacji.
System dostępny dla szerokiego grona użytkowników
Ograniczenia obowiązujące dotychczas wynikały bezpośrednio z pierwotnego charakteru systemu, który projektowano z myślą o prostych, nieskomplikowanych umowach, zawieranych głównie przez osoby prywatne oraz niewielkie firmy.
Obecnie – wobec transformacji cyfrowej gospodarki i zwiększonych oczekiwań względem narzędzi HR – projektodawcy uznali za konieczne otwarcie systemu dla większej liczby użytkowników.
Taka decyzja ma bezpośredni związek z potrzebą zapewnienia elastycznych i nowoczesnych rozwiązań w obliczu szybkich zmian zachodzących na rynku pracy.
Większa dostępność dzięki nowym formom podpisu
Dotychczas system wymagał stosowania kwalifikowanego podpisu elektronicznego – narzędzia często kosztownego i nieintuicyjnego dla wielu użytkowników.
W projekcie nowelizacji przewidziano umożliwienie zawierania umów także przy użyciu podpisu osobistego oraz profilu zaufanego.
Rozwiązanie to znacznie uprości procesy formalne, zwiększy dostępność narzędzia i ułatwi jego wdrożenie w mniejszych podmiotach oraz przez osoby fizyczne, które dotąd mogły napotykać trudności techniczne lub finansowe.
Poszerzenie katalogu obsługiwanych umów
Nowe regulacje mają umożliwić zawieranie za pośrednictwem systemu nie tylko standardowych umów o pracę i umów cywilnoprawnych (np. zlecenia), ale także innych dokumentów związanych z zatrudnieniem, takich jak:
- umowy o zakazie konkurencji,
- umowy szkoleniowe,
- umowy o współodpowiedzialności materialnej,
- umowy o wolontariacie.
Tym samym system stanie się kompleksowym narzędziem wspierającym wszystkie etapy relacji zatrudnienia.
Nowe funkcje wspierające kadry i BHP
Oprócz możliwości zawierania różnego rodzaju umów, system zostanie wzbogacony o narzędzia ułatwiające codzienną obsługę kadrową, w tym: ewidencję obecności w pracy, zgłaszanie pracy zdalnej, a także możliwość dołączania dokumentacji BHP – np. zaświadczeń o odbytych szkoleniach, instrukcji stanowiskowych czy ocen ryzyka zawodowego.
Integracja z kluczowymi rejestrami publicznymi
Aby usprawnić wymianę danych i zautomatyzować procesy kadrowo-płacowe, system zostanie zintegrowany z istotnymi bazami danych publicznych, m.in.:
- ZUS i KRUS – w zakresie niezbędnych informacji do celów rozliczeniowych, takich jak zwolnienia lekarskie, staż pracy czy przysługujące świadczenia,
- CEIDG i KRS – w celu automatycznego pobierania danych identyfikacyjnych przedsiębiorców oraz osób reprezentujących firmy.
Wbudowane kalkulatory i automatyzacja obliczeń
Projekt przewiduje wdrożenie narzędzi analitycznych, takich jak kalkulatory wynagrodzeń, składek ZUS czy urlopów.
Ich obecność w systemie pozwoli na automatyczne i zgodne z przepisami wyliczenia obowiązków płacowo-ubezpieczeniowych, co ma istotne znaczenie dla poprawy efektywności działów HR i księgowości.
Obsługa umów z cudzoziemcami
Jednym z istotnych aspektów planowanej nowelizacji ustawy o e‑umowach jest wprowadzenie funkcjonalności umożliwiających kompleksową obsługę zatrudnienia cudzoziemców.
Wobec rosnącej liczby obcokrajowców podejmujących legalną pracę w Polsce ustawodawca dostrzegł potrzebę stworzenia nowoczesnych narzędzi umożliwiających efektywne zarządzanie dokumentacją oraz komunikację z odpowiednimi instytucjami nadzorującymi ten obszar.
System e‑umów zostanie rozbudowany o moduły dedykowane pracodawcom zatrudniającym cudzoziemców, dzięki czemu możliwe będzie:
- Generowanie i przechowywanie umów zawieranych z obywatelami państw trzecich w sposób zgodny z aktualnymi przepisami prawa,
- Zautomatyzowane przekazywanie informacji o zawarciu umowy do właściwych organów, takich jak wojewoda, który wydał zezwolenie na pracę,
- Ułatwienie raportowania wymaganych przez prawo faktów, np. rozpoczęcia lub zakończenia pracy przez cudzoziemca,
- Monitorowanie legalności zatrudnienia, poprzez integrację danych z rejestrami publicznymi i automatyczne weryfikowanie statusu pobytowego oraz uprawnień do pracy danego pracownika.
Dzięki wdrożeniu tych rozwiązań przedsiębiorcy zyskają narzędzie wspierające legalne i przejrzyste zatrudnianie cudzoziemców, co nie tylko ułatwi codzienną obsługę kadrową, ale również zmniejszy ryzyko naruszenia przepisów imigracyjnych.
Dodatkowo możliwość cyfrowego zarządzania dokumentacją i bezpośredniej integracji z instytucjami publicznymi ograniczy obciążenie administracyjne pracodawców i przyspieszy procesy kontrolne.
Z perspektywy organów państwowych nowe funkcje systemu pozwolą na bieżące monitorowanie rynku pracy i przeciwdziałanie przypadkom nielegalnego zatrudnienia. Jednocześnie zapewnią większą ochronę samym pracownikom – cudzoziemcom, którzy dzięki e‑umowom uzyskają łatwiejszy dostęp do swoich dokumentów oraz informacji o przysługujących im prawach i obowiązkach.
Większa elastyczność i dobrowolność korzystania z systemu
Choć korzystanie z systemu nadal będzie całkowicie dobrowolne, projekt przewiduje rezygnację z obowiązku pełnej cyfrowej obsługi każdej umowy wyłącznie w jego ramach.
Oznacza to, że użytkownicy będą mogli wprowadzać do systemu także dokumenty sporządzone poza nim – np. skany lub pliki PDF – co znacząco podniesie jego funkcjonalność i ułatwi wdrożenie w różnych typach organizacji.
Ograniczanie szarej strefy i podniesienie poziomu nadzoru
Jednym z fundamentalnych celów reformy jest przeciwdziałanie zjawisku pracy nierejestrowanej.
Dzięki cyfrowym narzędziom kontrolnym oraz lepszej dokumentacji system ma wspierać instytucje państwowe w skuteczniejszym egzekwowaniu przepisów prawa pracy.
Co więcej, dostęp do kluczowych informacji ma podnieść świadomość prawną pracowników, szczególnie w zakresie przysługujących im uprawnień.
W kierunku pełnej cyfryzacji zatrudnienia
Projekt ustawy o e-umowach stanowi ważny element strategii cyfryzacji polskiego rynku pracy.
Nowe przepisy mają na celu nie tylko ułatwienie formalności, ale także stworzenie nowoczesnej, dostępnej i zintegrowanej platformy do kompleksowej obsługi procesu zatrudnienia – niezależnie od branży czy wielkości przedsiębiorstwa.
Przewiduje się, że nowelizacja zostanie wdrożona w życie w drugim lub trzecim kwartale 2025 roku, co daje instytucjom i przedsiębiorcom czas na odpowiednie przygotowanie się do nadchodzących zmian.
Przygotowała:
Magdalena Cieślikowska
prawnik imigracyjny
***
Delegowanie pracowników w UE: kluczowe zasady i wyzwania
Delegowanie pracowników to zjawisko, które od lat stanowi jeden z filarów wspólnego rynku Unii Europejskiej.
Jest ono szczególnym rodzajem transgranicznego świadczenia usług, w ramach którego pracownik czasowo wykonuje obowiązki zawodowe poza granicami państwa, w którym zwykle pracuje, pozostając jednocześnie w stosunku pracy z pracodawcą mającym siedzibę w kraju wysyłającym [Czytaj dalej…]
