Delegowanie pracowników to zjawisko, które od lat stanowi jeden z filarów wspólnego rynku Unii Europejskiej. Jest ono szczególnym rodzajem transgranicznego świadczenia usług, w ramach którego pracownik czasowo wykonuje obowiązki zawodowe poza granicami państwa, w którym zwykle pracuje, pozostając jednocześnie w stosunku pracy z pracodawcą mającym siedzibę w kraju wysyłającym.
Tego typu mobilność zawodowa wspiera nie tylko swobodny przepływ siły roboczej w UE, ale przyczynia się także do podnoszenia konkurencyjności europejskich przedsiębiorstw i lepszego dostosowania podaży pracy do dynamicznie zmieniającego się popytu na poszczególnych rynkach.
W tym kontekście warto przyjrzeć się najważniejszym zagadnieniom związanym z delegowaniem – począwszy od definicji pracownika delegowanego, przez zasady ubezpieczenia społecznego, po warunki zatrudnienia i wymagania formalne w kraju przyjmującym.
Kim jest pracownik delegowany?
Pracownik delegowany to osoba, którą pracodawca wysyła do wykonywania pracy na terenie innego państwa członkowskiego.
Istotne jest, że nawet w trakcie delegowania, czyli w czasie fizycznego świadczenia pracy w kraju przyjmującym, pozostaje on w relacji pracowniczej z firmą delegującą. To oznacza, że jego umowa o pracę, wynagrodzenie oraz inne podstawowe warunki zatrudnienia są wciąż regulowane przez przepisy obowiązujące w kraju wysyłającym – z pewnymi wyjątkami.
Ubezpieczenie społeczne
Jedną z kluczowych kwestii w procesie delegowania są ubezpieczenia społeczne. Pracownik delegowany co do zasady podlega systemowi ubezpieczeń społecznych w państwie, z którego został oddelegowany.
Potwierdzeniem tego statusu jest dokument A1, który pracodawca powinien uzyskać przed rozpoczęciem delegowania. Dokument ten zaświadcza, że pracownik nadal podlega ubezpieczeniu społecznemu obowiązującemu w kraju wysyłającym.
Równocześnie delegowany powinien posiadać Europejską Kartę Ubezpieczenia Zdrowotnego, aby móc skorzystać z opieki zdrowotnej w kraju przyjmującym.
Szerzej na ten temat: Zaświadczenie A1
Różne formy delegowania
Delegowanie może odbywać się w różnych formach.
Do najczęstszych scenariuszy należy zawarcie przez pracodawcę delegującego umowy o świadczenie usług z firmą mającą siedzibę w innym kraju UE. Inną możliwością jest oddelegowanie pracownika do oddziału tej samej firmy zlokalizowanej za granicą. Z kolei w przypadku agencji pracy tymczasowej, pracownicy są delegowani do użytkownika, który prowadzi działalność gospodarczą na terytorium innego państwa członkowskiego.
Nie można pominąć aspektów legalizacyjnych.
W niektórych przypadkach, w szczególności gdy delegowany jest obywatelem państwa trzeciego, konieczne może być uzyskanie dodatkowego zezwolenia na pracę w kraju przyjmującym. Przepisy w tej kwestii różnią się w zależności od jurysdykcji, dlatego każdy przypadek należy rozpatrywać indywidualnie.
Dodatkowo, jeżeli delegowanie trwa dłużej niż trzy miesiące, kraj przyjmujący może nałożyć obowiązek uzyskania zezwolenia na pobyt czasowy.
Szerzej na ten temat: Obowiązek uzyskania zezwolenia na pobyt dla pracowników delegowanych
Czas trwania delegowania
Czas trwania delegowania również nie jest obojętny z punktu widzenia prawa. Choć delegowanie ma charakter tymczasowy, nie jest przypisany do niego jeden sztywny termin.
Standardowo przyjmuje się, że okres delegowania nie przekracza 12 miesięcy. Możliwe jest jednak jego przedłużenie o kolejne 6 miesięcy, pod warunkiem złożenia stosownego uzasadnienia przez pracodawcę.
W przypadku trwania łącznie przez 18 miesięcy delegowanie uznaje się za długoterminowe, co wiąże się z dodatkowymi konsekwencjami w zakresie obowiązujących warunków zatrudnienia.
Okresy delegowania są liczone osobno dla każdej realizowanej usługi.
Jeżeli jednak pracownik zostanie zastąpiony przez innego, wykonującego tę samą pracę, w tym samym miejscu, na rzecz tego samego podmiotu, okresy pracy obu osób mogą być sumowane, co może wpłynąć na ocenę długości delegowania.
Pracodawca delegujący powinien także dopełnić określonych obowiązków informacyjnych.
Przekazać pracownikowi wiedzę na temat miejsca pracy, długości planowanego delegowania oraz warunków zatrudnienia. Co więcej, musi on również zgłosić delegowanie odpowiednim organom w kraju przyjmującym – w Polsce obowiązek ten realizowany jest wobec Państwowej Inspekcji Pracy.
Co ciekawe, w przyszłości niewykluczone jest wdrożenie jednolitego systemu wymiany informacji nt. procesów delegowania. Komisja Europejska opracowuje w tym zakresie.
Szczegóły w naszym artykule: Komisja Europejska ma pomysł na cyfryzację procedury delegowania pracowników
Prawa przysługujące pracownikowi delegowanemu
Szczególnie istotnym zagadnieniem są prawa przysługujące pracownikowi delegowanemu.
W przypadku krótkoterminowego delegowania osoba taka ma prawo do minimalnych warunków zatrudnienia obowiązujących w kraju przyjmującym, o ile są one korzystniejsze niż przepisy kraju wysyłającego.
Dotyczy to m.in. zasad wynagradzania, pracy w nadgodzinach, czasu pracy i odpoczynku, urlopów wypoczynkowych, bezpieczeństwa i higieny pracy oraz równego traktowania w miejscu zatrudnienia.
Pracodawca zapewniający zakwaterowanie musi spełnić określone standardy, a także pokryć koszty podróży, wyżywienia i zakwaterowania (więcej informacji w naszym artykule nt. zapewnienia mieszkania pracownikowi oddelegowanemu).
Jeżeli jednak warunki obowiązujące w kraju przyjmującym są mniej korzystne niż w kraju wysyłającym, stosuje się regulacje państwa, w którym zatrudniony jest delegowany.
W przypadku długoterminowego delegowania – trwającego ponad 12 miesięcy – stosuje się już pełen zestaw regulacji kraju przyjmującego, z wyjątkiem przepisów dotyczących dodatkowych świadczeń emerytalnych oraz zasad rozwiązywania umowy o pracę.
Na koniec warto wspomnieć, że regulacje dotyczące delegowania pracowników opierają się na trzech unijnych dyrektywach: 96/71/WE, 2014/67/UE oraz 2018/957/UE. Są to akty prawne, które zapewniają wspólne ramy działania i stanowią podstawę dla krajowych przepisów implementujących zasady delegowania.
Dla praktycznego zrozumienia i stosowania tych regulacji przydatne są dostępne poradniki, które w przystępny sposób wyjaśniają obowiązki pracodawcy oraz prawa pracownika w przypadku delegowania w obrębie Unii Europejskiej.
Delegowanie pracowników w UE — podsumowanie
Delegowanie pracowników w ramach Unii Europejskiej to proces wymagający znajomości zarówno przepisów krajowych, jak i unijnych.
Właściwe przygotowanie i zgodność z obowiązującymi regulacjami są kluczowe dla legalnego i efektywnego przebiegu delegowania.
Jeśli planujesz oddelegować pracowników lub sam jesteś pracownikiem delegowanym i potrzebujesz wsparcia prawnego, zapraszamy do kontaktu z naszą kancelarią.
Przygotowały:
Anna Myszko
prawniczka imigracyjna
Liudmyla Bartkiv
dyrektorka operacyjna ds. imigracji
***
Stempel w paszporcie cudzoziemca a wyjazdy poza Polskę
Zagraniczny pracownik planuje wyjazd, ale nadal czeka na kartę pobytu?
Wiem, ile wątpliwości na temat każdego wyjazdu ma cudzoziemiec po złożeniu swojego wniosku pobytowego: „Dostałem stempel w paszporcie – czy to oznacza, że już nie mogę wyjechać z Polski? Może pozwala się wyjeżdżać tylko w celach służbowych? Nie mogę odwiedzić rodziny na żadne święta przez to, że nie mam jeszcze karty pobytu?” [Czytaj dalej…]
