Jak długo można przechowywać dane kandydata po zakończonej rekrutacji?

4 sierpnia 2022 r. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie orzekł w sprawie II SA/Wa 542/22, uchylając decyzję Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych nakładającą karę na pracodawcę, który nie usunął danych kandydatów do pracy po zakończeniu procesu rekrutacji. 

Od dawna toczył się spór co do tego, czy potencjalni pracodawcy mogą przechowywać dane osobowe kandydatów zebrane w trakcie procesu rekrutacji przez dłuższy okres.

Zgodnie z art. 22 [1] Kodeksu pracy pracodawca może wymagać od kandydata podania określonych danych identyfikacyjnych, kontaktowych, informacji o jego dotychczasowym doświadczeniu czy edukacji.

Kodeks milczy jednak co do kwestii tego, jak długo można przechowywać te dane.

Próżno takich informacji również szukać w ogólnym rozporządzeniu o ochronie danych (RODO), jednak zgodnie z jedną z jego zasad administrator (w tym przypadku – pracodawca) powinien przechowywać dane osobowe przez okres nie dłuższy niż jest to niezbędne do realizacji określonego celu.

O tym, jakie firmy obowiązuje RODO pisaliśmy tutaj.

Jak długo powinno się przechowywać dane kandydata po zakończonej rekrutacji według pracodawców?

Pracodawcy i rekruterzy argumentowali, że takim celem uzasadniającym przechowywanie danych kandydatów także po zakończonej rekrutacji może być chęć obrony przed zarzutami nierównego traktowania w zatrudnieniu.

Jeśli pracodawca usunąłby życiorys i list motywacyjny kandydata, a kandydat zgłosiłby, że został potraktowany niesprawiedliwie w toku rekrutacji, to pracodawca miałby w takiej sytuacji bardzo utrudnioną obronę. Bez CV nie mógłby wykazać, że kompetencje kandydata nie odpowiadały wymaganiom na stanowisku, na które aplikował.

Zgoda kandydata na przechowywanie jego danych osobowych po zakończeniu rekrutacji

Przeciwne zdanie miał polski organ nadzorczy w zakresie ochrony danych osobowych, czyli Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych. PUODO twierdził, że bez oddzielnej zgody kandydata na przechowywanie jego danych osobowych także po zakończeniu rekrutacji realizacja takiego procesu nie jest możliwa.

Organ uznawał, że prawa kandydatów do ograniczenia przetwarzania ich danych są bardziej istotne od praw pracodawców do obrony przed roszczeniami. Z tego względu w podobnych sytuacjach Urząd nakazywał pracodawcom usuwanie lub anonimizowanie danych, a nawet nakładał kary administracyjne.

Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w sprawie II SA/Wa 542/22

To właśnie w wyniku odwołania od decyzji PUODO nakładającej karę na pracodawcę zostało zainicjowane przed WSA w Warszawie, który wydał korzystny dla pracodawcy wyrok.

Skarżący podniósł, że pracodawca nie tylko ma prawo, ale i obowiązek przechowywania danych osobowych kandydata, ponieważ to w interesie tego ostatniego leży również, aby pracodawca mógł monitorować proces rekrutacji, wiedzieć, jakie kryteria były faktycznie stosowane i jak porównywano profile kandydatów.

Pozwala to pracodawcom na weryfikowanie, czy stosowane przez nich procedury antydyskryminacyjne rzeczywiście działają, a w razie potrzeb mogą wprowadzać stosowne zmiany.

Sąd stwierdził, że taka praktyka nie narusza praw pracowników, ponieważ ich dane nie będą w takiej sytuacji przechowywane przez pracodawców „po wsze czasy”, lecz do chwili przedawnienia roszczeń, zgodnie z ogólnymi zasadami określonymi w Kodeksie cywilnym.

Jak długo można przechowywać dane kandydata po zakończonej rekrutacji – podsumowanie

Jeśli wyrok się uprawomocni, to zmieni niekorzystne stanowisko organu nadzorczego i uelastyczni nieco podejście administratorów do danych osobowych przetwarzanych w toku rekrutacji.

Orzeczenie WSA daje również nadzieję innym administratorom danych osobowych na to, że w sytuacji sporu z organem nadzorczym sąd uważnie wsłucha się w ich argumentację i jeśli ona do sądu przemówi, to uchyli on niekorzystną decyzję PUODO.

Ta ostatnia może rodzić nie tylko konsekwencje faktyczne, takie jak konieczność usunięcia danych, ale też finansowe – za naruszenia RODO administratorom grożą kary nawet do 20 mln euro lub do 4% światowego obrotu.

***

W przypadku jakichkolwiek pytań zapraszamy do kontaktu z Kancelarią. Doświadczeni prawnicy udzielą Państwu wszelkich informacji prawnych dotyczących procesu rekrutacji, przechowywania, odpowiedniego zabezpieczania oraz usuwania danych osobowych.

Przygotował:

Damian Grodziński
aplikant adwokacki

***

Pozyskiwanie danych o szczepieniu przez pracodawców

Szczepienie przeciwko SARS-CoV-2 jest co do zasady dobrowolne – poza osobami wykonującymi zawody medyczne (lekarz, lekarz stomatolog, pielęgniarka, ratownik medyczny, farmaceuta, fizjoterapeuta, położna, diagnosta laboratoryjny) oraz studentami kształcącymi się na kierunkach przygotowujących do wykonywania zawodu medycznego, nie ma przepisów nakazujących pracownikom z innych branż przyjęcie preparatu przeciwko SARS-CoV-2 [czytaj dalej…]